Wie schreibe ich ein formelles Business Memo?

Geschäftsnotizen sind nützlich, um wichtige Informationen schnell an mehrere Personen in einer Abteilung oder einem Unternehmen zu übermitteln. Memos informieren Mitarbeiter über neue Richtlinien, geben wichtige Informationen bekannt, geben Details zu Projekten bekannt oder informieren Mitarbeiter über Fristen. Obwohl der Inhalt der Memos unterschiedlich ist, haben alle Geschäftsnotizen dasselbe Grundformat.

Notizzeile und Kopfzeile

Geben Sie das Wort "Memo" oder "Memorandum" ein und zentrieren Sie es oben auf der Seite. Beginnen Sie den Kopfblock oben links auf der Seite zwei Zeilen vor der Memozeile. Geben Sie in der ersten Zeile "An:" ein und listen Sie den Namen und die Auftragskachel jedes Empfängers auf. Das Purdue Online Writing Lab empfiehlt die Verwendung vollständiger Namen in einem Menü, auch wenn Sie den Empfänger mit einem Spitznamen ansprechen, wenn Sie ihn persönlich sehen. Folgen Sie dieser Zeile mit "Von:" und geben Sie Ihren Namen und die Berufsbezeichnung ein. Geben Sie "Date:" und das aktuelle Datum in der nächsten Zeile ein. Das Betreffsegment befindet sich in der vierten und letzten Zeile der Kopfzeile. Geben Sie "Betreff:" ein und fügen Sie dann eine kurze Beschreibung des Betreffs hinzu. Empfänger lesen das Memo häufiger, wenn Sie den Betreff so direkt wie möglich gestalten. "Jupiter Project Deliverables Schedule" wird mehr Aufmerksamkeit auf sich ziehen als "Jupiter Project", insbesondere wenn die Empfänger viele Memos über das Projekt erhalten.

Öffnung

Die Eröffnung erklärt kurz den Grund für das Memo. Ihre erste Zeile könnte lauten: „Die erste Phase des Jupiter-Projekts ist Ende des Monats fällig. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen wir den Status Ihrer Aufgaben kennen. “Halten Sie diesen Abschnitt kurz. Es sollte kurz und präzise den Grund für das Memo erläutern. Wenn die Öffnung lang oder unbestimmt ist, erreichen Ihre Leser es möglicherweise nicht in den Hauptteil Ihres Memos.

Hauptblock

Der Hauptblock des Memos wird beim Öffnen erweitert und enthält zusätzliche Informationen zur Unterstützung der Eröffnungssätze. Das Matthew W. Ford College of Business empfiehlt, große Textblöcke zu vermeiden, und empfiehlt, stattdessen einzelne Sätze oder Ausdrücke zu verwenden, um die Informationen zusammenzufassen, die die Empfänger wissen müssen. Der Hauptblock Ihres Memos enthält möglicherweise Sätze, in denen die Empfänger aufgefordert werden, jede ihnen zugewiesene Aufgabe aufzulisten und Sie über den Fortschritt jeder Aufgabe zu informieren. Beenden Sie das Memo, indem Sie den Empfängern für ihre Unterstützung danken. Bitten Sie sie, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Sie Fragen oder Bedenken haben. Weisen Sie die Empfänger auf eventuell angehängte Dokumente hin, indem Sie "Anhängen:" und eine kurze Beschreibung des Anhangs eingeben.

Format und Stil

Verwenden Sie eine 12-Punkt-Schrift, die nicht schwer zu lesen ist, wie z. B. Times New Roman, Arial oder Calibri. Schreiben Sie Absätze, die drei bis fünf Sätze lang sind. Stellen Sie sicher, dass jeder Absatz nur eine Idee enthält. Begrenzen Sie das Memo auf eine Seite. Wenn das Memo länger ist, lesen Ihre Empfänger möglicherweise nicht über die erste Seite hinaus. Vermeiden Sie wörtliche Sprache und lange Sätze. Verwechseln Sie ein Memo nicht mit einem Bericht. Der Zweck eines Memos besteht darin, wichtige Informationen in einem lesbaren Format zusammenzufassen. Speichern Sie lange Analysen oder philosophische Diskussionen für Besprechungen oder Berichte.