So schreiben Sie ein Memo von HR

Personalabteilungen senden den Mitarbeitern regelmäßig Mitteilungen zu verschiedenen Themen - von der Dokumentation der Kündigungen der Mitarbeiter bis zur Einladung einer Einladung zum Firmenpicknick. Die effektivste HR-Kommunikation ist gut aufgebaut, hält das Publikum im Auge und ist angemessen verteilt. Es enthält auch eine Sprache, die es dem Leser nicht überlässt, die Bedeutung zu interpretieren. Das bedeutet, dass ein HR-Memo klar und eindeutig sein muss.

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Zeichnen Sie den Zweck und die Gliederung Ihrer Nachricht auf. Mitteilungen aus der Personalabteilung können zu Informationszwecken dienen, z. B. Aktualisierungen von Richtlinien oder Verfahren, oder sie können eine schriftliche Bestätigung von Beschäftigungsmaßnahmen sein, z. B. Dokumentation für die Disziplinarprüfung oder Kündigung. Bestimmen Sie beim Erstellen der Gliederung die Position oder den Titel, den Hintergrund und die Qualifikationen Ihres Lesers.

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Bereiten Sie die Liste der Mitarbeiter vor, an die Ihr Memo verteilt wird. Bitten Sie Ihre IT-Abteilung, Ihnen eine E-Mail-Liste für alle Mitarbeiter oder für bestimmte Mitarbeitergruppen zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie an Mitarbeiter ein Informationsmemo schreiben, kopieren Sie deren Vorgesetzte und Manager. Die Führung muss sich immer der Informationen bewusst sein, die den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die ihnen berichten.

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Sammeln Sie die erforderlichen Daten, um Ihr Thema zu belegen. Wenn Sie beispielsweise über eine Richtlinienänderung schreiben, erhalten Sie Kopien der aktuellen Handbücher und Standardarbeitsanweisungen. Erhalten Sie auch überarbeitete Richtlinienerklärungen, die nach Veröffentlichung Ihres Handbuchs verbreitet wurden. Wenn sich die Richtlinien auf Prozesse beziehen, z. B. auf Technologie, erhalten Sie schrittweise Anleitungen zur Verwendung der neuen Technologie.

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Listen Sie die Mitarbeiter auf, an die Sie das Memo schreiben. Bestimmen Sie, wer Ihre Leser sind, und passen Sie die Sprache entsprechend an. Wenn Sie sich beispielsweise mit IT-Spezialisten über prozessuale Fragen in Verbindung setzen, verstehen sie Technologiesprache. Wenn Sie jedoch ein Memo über IT-Prozesse schreiben und Ihre Zielgruppe aus mehr als nur IT-Mitarbeitern besteht, bereiten Sie sie so vor, dass sie für ein breites Publikum verständlich ist.

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Legen Sie Kopien der Memos an die einzelnen Mitarbeiter in ihren Personalakten ab. Einige vertrauliche Memos müssen möglicherweise zuerst in einer persönlichen Besprechung vorgelegt werden. Wenn das Memo mit der Kündigung zu tun hat, sollte der Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters während der Besprechung anwesend sein, wenn das Memo dem Mitarbeiter übergeben wird.

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Geben Sie an, ob HR-Memos vertraulich sind. HR-Korrespondenz kann sensible Informationen zu Löhnen und Bedingungen zu Beschäftigungsfragen enthalten, z. B. Leistungen, Disziplin, HR-Kennzahlen und Personalstrategiepläne. Kopien vertraulicher HR-Memos sollten in Dateien mit eingeschränktem Zugriff gespeichert werden.

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