Wie schreibe ich einen Abteilungsplan?

Sogar ein kleines Unternehmen kann in separaten Abteilungen organisiert werden, von denen jede eigene Ziele hat, z. B. Umsatzziele oder zu produzierende Einheiten, und ein eigenes Ausgabenbudget hat. Jeder Manager erstellt einen Geschäftsplan für die Abteilung, in der Regel mit Unterstützung des Kleinunternehmers und des Finanzpersonals. Die Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen sind dafür verantwortlich, dass sie diese Ziele erreichen und die budgetierten Kosten einhalten, die oft als Prognosen bezeichnet werden.

Überprüfen Sie die Finanzen des letzten Jahres

Vergleichen Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit denen in der Prognose. Bestimmen Sie die Gründe für erhebliche Abweichungen. Analysieren Sie, ob negative Abweichungen auf einmalige Ereignisse zurückzuführen sind oder im kommenden Jahr wahrscheinlich wieder auftreten werden und in der Prognose berücksichtigt werden sollten.

Analysieren Sie die Gesamtleistung

Überprüfen Sie die Produktivität der gesamten Abteilung und jedes Abteilungsmitglieds. Setzen Sie sich Ziele für die Produktivitätssteigerung - einschließlich besserer Teamarbeit - im kommenden Jahr. Übertragen Sie diese Ziele an jedes Mitglied der Abteilung.

Ausrichten mit unternehmensweiten Zielen

Legen Sie die Abteilungsziele fest und stellen Sie sicher, dass sie den Erwartungen entsprechen, die in den unternehmensweiten Zielen und Annahmen über Wirtschaft und Industrie zum Ausdruck kommen. Wenn der Geschäftsinhaber die Kostensteigerungen auf unter 2 Prozent halten möchte, um Bargeldreserven aufzubauen, stellen Sie sicher, dass Ihr Abteilungsbudget dieser Erwartung entspricht.

Erstellen Sie ein Abteilungsleitbild

Geben Sie an, wie die Abteilung zum Gesamtwachstum und zur Produktivität des Unternehmens beitragen wird. Geben Sie den Wert an, den die Abteilung für das Unternehmen insgesamt bietet. Zum Beispiel könnte es die Aufgabe der Einkaufsabteilung sein, jederzeit kritische Lagerartikel zur Verfügung zu haben und gleichzeitig die Lagerkosten so niedrig wie möglich zu halten.

Erstellen Sie eine Finanzprognose

Erstellen Sie eine Prognose für Einnahmen und Ausgaben basierend auf den Ergebnissen der Vergangenheit in Kombination mit den Zielen, die der Firmeninhaber für das kommende Jahr formuliert hat. Der Geschäftsinhaber hat sich möglicherweise das Ziel gesetzt, drei neue Einzelhandelsstandorte zu eröffnen. Jede Abteilung muss bestimmen, welche zusätzlichen Ressourcen sie im Hinblick auf diese Expansionsziele und die Kosten dieser Ressourcen, einschließlich des Personals, benötigt.

Senden Sie den Plan

Überprüfen Sie den Plan mit dem Eigentümer und seinem Finanzpersonal und begründen Sie die vorgeschlagenen Ausgabenerhöhungen, die im Abteilungsplan enthalten sind. Ändern Sie den Plan auf der Grundlage der Empfehlungen des Geschäftsinhabers.

Abschließende Prüfung

Überprüfen Sie den endgültigen Plan mit jedem Abteilungsmitglied, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die Erwartungen des Geschäftsinhabers an die Abteilung und die dafür festgelegten Ziele kennen.

Spitze

• Bei der Übergabe des Abteilungsbudgets an das Top-Management sollten Sie eine detaillierte Analyse der Logik hinter den Werbebuchungen der Einnahmen- und Ausgabenprognose einschließen. Dies erhöht die Chance, dass die vorgeschlagenen Kostensteigerungen genehmigt werden.

Warnung

• Jeder Abteilungsleiter sollte während der Fertigstellung der Abteilungsbudgets Rückverhandlungen mit dem Top-Management, einschließlich des Kleinunternehmers, erwarten. Ein Abteilungsleiter sollte nicht die Einstellung haben, dass er ausgesondert wird - in den meisten Fällen werden alle Abteilungen aufgefordert, ihre Pläne zu ändern.