So schreiben Sie einen Geschäftsreisebericht

Betonen Sie beim Schreiben eines Berichts über Ihre Geschäftsreise, dass es eine gute Investition für das Unternehmen war, Sie zu senden. Dies hilft den Managern zu überzeugen, dass zukünftige Reisen auch gut angelegtes Geld sein werden. Wenn Sie einen Bericht über Ihre Reise zu einem Seminar, einer Konferenz oder einer Messe erstellen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Rendite des Unternehmens zu belegen.

Format eines Reiseberichts

Wenn Sie keinen langen, formellen Bericht schreiben, überspringen Sie die Cover- und Inhaltsseiten und die Zusammenfassung. Verwenden Sie ein Memo-Format, wenn das Dokument nur wenige Seiten lang ist, und verwenden Sie eine Überschrift, die Datum, Thema des Berichts, Ihren Namen und den Empfänger enthält. Verwenden Sie die Abschnittsköpfe zum Organisieren des Berichts, z. B. Zweck der Reise, Übersicht, Vorteile, Kosten und Zusammenfassung.

Vorstellung und Überblick

Starten Sie den Bericht mit einer Übersicht, die Fakten enthält, jedoch keine Unterstützung oder Details bietet. Lassen Sie den Leser wissen, was die Reise war, warum Sie geschickt wurden und welche Ergebnisse erwartet wurden. Sie könnten beispielsweise schreiben, dass Sie auf einer Messe in Kalifornien waren, um wichtige Kunden zu treffen, neue Kunden zu gewinnen und sich die Konkurrenz anzusehen. Sie könnten schreiben, dass Sie an einem Business-Workshop teilgenommen haben, um neue Personalpraktiken zu erlernen, mit denen Sie bessere Mitarbeiter einstellen, den Umsatz reduzieren und ein besseres Leistungspaket entwickeln können.

Der Hauptteil des Berichts

Beschreiben Sie, was auf der Veranstaltung passiert ist, wie oder ob Sie Ihre Ziele erreicht haben. Scheuen Sie sich nicht, Ihrem Vorgesetzten zu sagen, welche Erwartungen erloschen sind. Wenn Sie dies nicht tun und er Sie später fragt, könnten Sie so aussehen, als hätten Sie diese Informationen absichtlich aus dem Bericht ausgeschlossen. Wenn Sie beispielsweise auf einer Messe waren und keine vielversprechenden neuen Kunden treffen konnten, haben Sie möglicherweise die Beziehungen zu langjährigen Kunden gefestigt und neue Informationen über Wettbewerber erhalten, die zu mehr Geschäftsideen oder besseren Produktideen führen könnten.

Nennen Sie konkrete Beispiele für Ereignisse, die für Ihre Ziele relevant sind, oder für etwas, das Ihrem Unternehmen zugute kommt. Anstatt die persönlichen Vorteile, die Sie von der Reise erhalten haben, aufzuführen, z. B. das Wissen über eine bestimmte Software zu verbessern, besprechen Sie, wie diese Vorteile dem Unternehmen helfen können, indem Sie beispielsweise die Notwendigkeit des Unternehmens verringern, externe Anbieter einzustellen, sobald Sie diese Fähigkeit besitzen.

Fassen Sie die Höhepunkte der Reise zusammen

Verwenden Sie die Zusammenfassung, um die Höhepunkte der Reise zusammenzufassen, einschließlich Ihrer erwarteten Vorteile, ob Sie diese erreicht haben oder nicht, die Gesamtkosten der Reise, alle erwarteten finanziellen Vorteile für das Unternehmen und Ihre Empfehlung für die Zukunft. Je genauer Sie sich über die Vorteile Ihrer Reise informieren können, desto einfacher ist es für Ihre Vorgesetzten, die Rendite ihrer Investition zu berechnen.

Fügen Sie Ihren Spesenbericht bei

Erwägen Sie möglicherweise, Ihre Spesenabrechnung an das Dokument anzuhängen, anstatt die Details im Dokument aufzulisten. Berücksichtigen Sie die Gesamtkosten der Reise in Ihrem Dokument, speichern Sie jedoch Details wie Flugpreis, Unterkunft, Mahlzeiten, Trinkgeld, Parkgebühren und andere Reisekosten für die Spesenabrechnung.