So schreiben Sie einen Geschäftsanforderungsbrief

Als Unternehmer haben Sie wahrscheinlich einen Grund, viele Anforderungsschreiben zu verfassen - von Zahlungsaufforderungen bis zu Anfragen nach zusätzlichen Informationen. Wenn Sie eine professionelle und freundliche Vorlage für solche Briefe erstellt haben, können Sie sie an Ihre zukünftigen Anforderungen anpassen - und wertvolle Zeit sparen.

1

Schreiben Sie Ihren Brief auf Geschäftsbriefpapier. Wenn Sie nicht über diese Ressource verfügen, geben Sie Ihren Firmennamen in 16- oder 18-Punkt-Typ oben auf der Seite ein. Wählen Sie eine professionelle Schriftart wie Arial, Verdana oder Times New Roman. Richten Sie unten Ihren Namen, Titel und Ihre Kontaktinformationen in einer kleineren Schriftart aus, z. B. 14 Punkt.

2

Verwenden Sie eine formale Anrede für Ihr Anforderungsschreiben, wie z. B. "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr". Verwenden Sie den Nachnamen des Empfängers, nicht aber den Vornamen, da diese zu freundliche Anrede die formale Natur Ihrer Anfrage in Frage stellt.

3.

Öffnen Sie Ihren Brief mit einer direkten und prägnanten Erklärung, die Ihren Zweck zum Schreiben zusammenfasst. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Als neues Mitglied der Westland Chamber of Commerce schreibe ich an die Datenbank der Mitgliedschaft 2012, die mir versprochen wurde, als ich letzten Monat der Gruppe beigetreten bin.“

4

Geben Sie eine kurze Erklärung für Ihre Anfrage an, falls Ihre Absicht nicht ausdrücklich klar ist, und geben Sie zusätzliche Informationen an, die der Empfänger möglicherweise zur Erfüllung Ihrer Anfrage benötigt. Geben Sie Ihre Telefonnummer und die besten Tageszeiten an, um Sie zu kontaktieren, wenn Sie Fragen zu Ihrer Anfrage haben.

5

Machen Sie es dem Empfänger so einfach wie möglich, Ihrer Anfrage nachzukommen. Legen Sie einen frankierten Umschlag mit Briefumschlag bei, damit Sie Informationen kostenlos versenden können. Oder bieten Sie an, bei Ihnen vorbeizukommen und die Informationen einzuholen, die Sie benötigen. Ein höherer Convenience-Faktor sollte zu einer schnelleren Reaktion führen.

6

Beenden Sie Ihr Anforderungsschreiben höflich und freundlich. Vielen Dank an den Empfänger für ihre Zeit und sofortige Aufmerksamkeit für Ihre Anfrage.

7.

Lesen Sie Ihren Brief Korrektur und bearbeiten Sie ihn auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Ihr Unternehmensimage hängt davon ab, wie gut Sie sich präsentieren. Wenn du dich ernst nimmst, sind es wahrscheinlich auch andere.

Spitze

• Rufen Sie den Empfänger an, wenn er nicht innerhalb von fünf Werktagen auf Ihr Anforderungsschreiben geantwortet hat.