Wie Word, Excel und PowerPoint in Microsoft Office zur Unterstützung verschiedener Arbeitsumgebungen verwendet werden

Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsprogramme sind seit den frühesten Tagen des Personal Computers in Geschäftsumgebungen fester Softwareanwendungen. Microsoft Office wurde mit Präsentationssoftware, Datenbankentwicklern, E-Mail, Planung und vielem mehr zur ersten herausragenden Produktivitätssuite und ist nach wie vor der Standard für geschäftliche Zwecke auf der ganzen Welt.

Der Schlüssel zum Erfolg von Microsoft Office liegt in der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität der drei Hauptanwendungen Word, Excel und PowerPoint. Diese Apps sind ein Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationspaket und erfüllen die täglichen Anforderungen vieler Arbeitsumgebungen. Betrachten Sie zwei typische kleine Geschäftssituationen: ein Siebdruckunternehmen und einen Reinigungsservice. Es gibt einige offensichtliche - und nicht so offensichtliche - Verwendungen für die großen Drei im Microsoft Office-Paket für jedes dieser Unternehmen.

Die Siebdruckerei

Es gibt einige Standardmethoden, mit denen Office-Programme die Anforderungen eines Unternehmens erfüllen. Ein Siebdruckgeschäft muss gelegentlich Geschäftskorrespondenz erstellen, aber es ist keine tägliche Nachfrage. Microsoft Word unterscheidet nicht. Es ist ein leistungsfähiges Textverarbeitungsprogramm, das sich gut für ein Unternehmen eignet, das hunderte von Dokumenten pro Woche generiert, und es ist leicht zu bedienen für ein kleines Unternehmen, das nur gelegentlich professionell formatierte Korrespondenz benötigt.

Excel ist eine intuitive Methode zum Speichern und Abrufen von Daten. Obwohl es sich nicht um eine leistungsstarke relationale Datenbank handelt, ist sie für Anfänger viel intuitiver. Die Siebdrucker verfolgen die Konstruktionsdateien in einer einfachen Tabelle, die als Liste gestartet wurde. Jede Datei enthält eine Nummer, einen Namen, eine Beschreibung und einen Hyperlink zu den Bilddateien, die zum Erstellen eines neuen Produkts erforderlich sind. Die Screener kennen gängige Designs nach Nummer und können die Excel-Tabelle durchsuchen, um nach obskuren Mustern zu suchen, die sie gespeichert haben.

Mit PowerPoint können Sie in der Siebdruckerei Workflow-Buchungen erstellen. Da sie häufig Zeitarbeiter einsetzen, um Perioden mit hohem Auftragsvolumen abzuwickeln, wird der PowerPoint-Workflowplan an jeder Station gedruckt, laminiert und montiert. Dank der Fähigkeit von PowerPoint, Wörter und Bilder zu kombinieren, eignet es sich ideal für diese Workflow-Richtlinien, die auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten sind, einschließlich der Geräte und Werkzeuge, die in der Siebdruckerei verwendet werden. Office bietet auch Publisher, das über ähnliche Funktionen verfügt, und viele verwenden Word in ähnlicher Weise. Mit mehreren Optionen für ähnliche Funktionen können Sie in Office die Umgebung auswählen, in der Sie sich am wohlsten fühlen.

Der Reinigungsservice

Der Reinigungsdienst verwendet Word auch für Geschäftskorrespondenz, hauptsächlich jedoch ein Dokumentenverwaltungssystem für das Unternehmen. Der Service verfügt über eine Reihe von Standardformularverträgen für Kunden, Mitarbeiter und Subunternehmer. Der Büroleiter kann diese schnell abrufen und die erforderlichen Informationen eingeben, wie z. B. Kundenname, Lieferdienste und Termine. Dann wird das Formular gespeichert und zur Unterschrift gedruckt. Es ist nicht erforderlich, einen Vertrag jedes Mal von vorne zu beginnen.

Mit mehreren Arbeitsteams vor Ort und einer sich ständig weiterentwickelnden Arbeitslast ist die Verwendung von Excel zur Verwaltung der Mitarbeiterstunden bequem und schnell. Der Büroleiter holt täglich die Daten der Teamleiter ein und gibt die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter an. Am Ende der Woche sind die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter auf einen Blick sichtbar, da Formeln in der Excel-Tabelle automatisch berechnet werden. Kunden des Unternehmens werden auch in einer Datenkalkulationstabelle zusammengefasst, die mit Word-Formularen zusammengefügt werden kann, um Briefe für Frühjahrsputz-Spezialangebote und andere Werbeaktionen zu erstellen. Dies ist eine Demonstration der Art und Weise, wie Office-Anwendungen integriert werden können.

Der Eigentümer des Reinigungsdienstes ist auch der Hauptverkäufer. Eine kurze PowerPoint-Präsentation dient neuen Kunden als Visitenkarte, sei es persönlich auf einem Laptop oder Tablet oder als E-Mail-Anhang für Videos. PowerPoint übernimmt doppelte Aufgaben, wenn es um gefährliche Chemikalienschulungen für Mitarbeiter geht. Jeder Mitarbeiter kann die PowerPoint-Folien anzeigen, wenn dies für ihn günstig ist. Es ist nicht notwendig, das gesamte Personal zusammenzustellen, um diese Informationen zu präsentieren.