So verwenden Sie das Abrechnungssystem zur Vorbereitung eines Budgets

Das Gehalt und die Leistungen umfassen einen großen Teil der Budgets der meisten Organisationen, einschließlich kleiner Unternehmen. Der tatsächliche Betrag, der für die Position Gehalt und Leistungen aufgewendet wird, kann erheblich variieren, abhängig von einer Vielzahl unkontrollierbarer Faktoren wie unvorhergesehenen Rücktritten oder der dringenden Notwendigkeit von Überstunden. Kleine Unternehmen sind möglicherweise weniger in der Lage, unvorhergesehene Änderungen als große Unternehmen in Kauf zu nehmen, da jeder Mitarbeiter einen unverhältnismäßigen Einfluss auf das gesamte Budget hat. Um die Ausgaben besser vorhersagen zu können, können Kleinunternehmer das Abrechnungssystem verwenden, um für verschiedene geplante Budgetszenarien einen genauen Dollarwert zu berechnen.

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Sammeln Sie Daten für einen bestimmten Analysezeitraum. Die meisten Abrechnungssysteme sollten es Ihnen ermöglichen, einen Bericht über die tatsächlichen Personalabrechnungen für das abgelaufene Geschäftsjahr oder die vergangenen 12 Monate zu erstellen.

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Verwenden Sie die Daten des Vorjahres, um sich einen Überblick über die Gesamtzahl der verschiedenen Positionen und Leistungen zu verschaffen, wie Krankenversicherungsgutschriften, Laufleistung, Überstunden, Zulagen, Erstattungen und Prämien.

3.

Berechnen Sie die spezifischen Kosten für jede nicht besetzte Vakanz. Eine Position, die beispielsweise fünf Wochen lang nicht besetzt wurde, wird berechnet, indem das wöchentliche Grundgehalt und die Zusatzleistungen mit fünf multipliziert werden. Anschließend wird der Gesamtbetrag für jede Position addiert, um eine Gesamtzahl zu erhalten Gesamtbetrag der Einsparungen bei Gehältern und Sozialleistungen für das Vorjahr.

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Verwenden Sie das Abrechnungssystem, um die Anzahl der unbezahlten Stunden zu ermitteln, die im Vorjahr von Mitarbeitern gezahlt wurden. Das System sollte in der Lage sein, einen Bericht mit den Stundenbeträgen für jeden Mitarbeiter zu generieren und den Gesamtbetrag des gesamten Unternehmens für das Vorjahr zu berechnen.

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Addieren Sie die tatsächlichen Gesamtkosten aller Gehälter, Leistungen und sonstigen Zulagen des Vorjahres, und ziehen Sie die Vakanzen und die unbezahlte Zeit ab. Dadurch erhalten Sie eine tatsächliche und genaue Höhe der Ausgaben.

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Passen Sie den Betrag um jede geplante Gehalts- oder Leistungserhöhung an - oder verringern Sie diese - und berücksichtigen Sie die voraussichtlichen Anpassungen der Positionen, wenn Sie beispielsweise planen, im kommenden Jahr 10 weitere Mitarbeiter einzustellen oder bestimmte Personen zu fördern. Einige Abrechnungssysteme können solche geplanten Haushaltsszenarien durch Anpassung der Positionen in einer Scheinumgebung berechnen.

Spitze

• Passen Sie Ihre Berechnungen für ungewöhnliche Faktoren an, die Sie im nächsten Jahr nicht erwarten werden. Wenn zum Beispiel die CFO-Position für mehr als sechs Monate vakant war, ist die Menge der Einsparungen aus Vakanzen wahrscheinlich ungewöhnlich hoch - und es ist unwahrscheinlich, dass sie wiederholt werden, wenn Sie die Position jetzt besetzt haben.