Verwendung von Computern zur Steigerung der Verwaltungseffizienz

Die Verwendung von Computerhardware wie Laptops, Scannern und Druckern ist in den letzten Jahrzehnten explodiert. Software zur Steigerung der Managementeffizienz im Überfluss. Durch die effiziente Nutzung von Office-Anwendungen für die Textverarbeitung, die Erstellung von Tabellenkalkulationen und Präsentationen können Unternehmensfachleute die Produktivität für alle im Unternehmen steigern. Kleine Unternehmen können Büroanwendungen von Herstellern wie Microsoft oder Apple erwerben oder freie Software von Organisationen wie OpenOffice.org verwenden.

E-Mail-Software

Um eine E-Mail-Anwendung optimal zu nutzen, müssen Sie in der Regel Regeln festlegen, um eingehende Nachrichten zu verwalten, Standards für Signaturen, Abwesenheitsantworten und andere Vorlagen festlegen. Um Ablenkungen zu vermeiden und die Produktivität zu verbessern, sollte ein erfolgreiches Small Business Management bestimmte Tageszeiten für die Überprüfung der E-Mails vorsehen. Sie sollten in Betracht ziehen, den ablenkenden Ton auszuschalten, der neue E-Mails ankündigt. Spamfilter helfen, unnötige Nachrichten zu entfernen. Wenn Mitarbeiter beschreibende Betreffzeilen verwenden, können Manager eingehende E-Mails schnell scannen und die kritische Nachricht identifizieren, die sofort gehandelt werden muss. Effektive Manager lernen, mit einer Nachricht einmal umzugehen, indem sie sie lesen und anschließend löschen, antworten oder für spätere Aktionen in einem Unterordner ablegen.

Workflow und kollaborative Software

Collaboration-Software wie SharePoint ermöglicht es Managern, formale Workflows zu verwenden, um Dokumente von einem Mitarbeiter zu einem anderen zu leiten. Mit klaren Richtlinien handeln die Mitarbeiter zeitnah und sorgen für einen reibungslosen und effizienten Arbeitsablauf in der gesamten Organisation. Durch das Scannen von Papierdokumenten und deren Online-Bereitstellung verkürzen die Manager kleiner Unternehmen die Zeit, die für die Kommunikation und den Austausch kritischer Informationen benötigt wird.

Kalenderanwendungen

Die Verwaltung eines Online-Kalenders hilft jedem, effizienter zu arbeiten, da alle Mitarbeiter eine konsolidierte Sicht auf die Arbeit sehen und damit interagieren können. Regelmäßige Besprechungen können im Voraus geplant werden, sodass die Benutzer ihre eigenen Zeitpläne effektiver planen können. Durch die Auflistung von Mitarbeiterurlauben und anderen persönlichen Abwesenheiten außerhalb des Büros können Manager schnell erkennen, wann eine zusätzliche Absicherung erforderlich ist.

Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project, Basecamp oder Zoho ermöglichen einem geschäftlichen Small Business-Projektmanager die Eingabe von Projektaufgaben, das Zuweisen von Ressourcen und das Überwachen des Fortschritts. Da Informationen einfach mit Mitgliedern des Projektteams geteilt werden können, sparen erfolgreiche Projektmanager Zeit und reduzieren den Papierverbrauch. Anstatt Papierdokumente für Statusaktualisierungen, Pläne oder Aktionselemente zu verteilen, arbeiten sie online mit Teammitgliedern zusammen und drucken nur bei Bedarf, z. B. zur Genehmigung der Genehmigung.

Smartphones und Laptops

Durch die Verwendung der Smartphone-Technologie bleiben die Mitarbeiter in Kontakt, wenn sie nicht im Büro sind. Office-Anwendungen werden mit Telefonanwendungen synchronisiert, um die Produktivität zu maximieren. Effektives Personal verwaltet seine Kontaktlisten, persönlichen Notizen und Termine auf dem Telefon. Sie sehen Dokumente auf ihren Telefonen und Laptops an und minimieren so den Bedarf an Papierkopien.

Internet

Die Verwendung von Internet-Ressourcen reduziert den Bedarf an umständlichen Handbüchern und anderem gedruckten Referenzmaterial. Mobile Mitarbeiter verwenden externe Festplatten und USB-Anschlüsse, um Dokumente von einem Computer auf einen anderen zu übertragen und im Notfall oder Notfall Backups zu erstellen. Social-Media-Technologien wie Wikis, Blogs und Foren ermöglichen es Managern, effektiver mit Untergebenen, Kollegen, Vorgesetzten und Kunden zu interagieren.