So exportieren Sie Outlook-E-Mails in Excel-Kalkulationstabellen

Outlook ist eines der besten verfügbaren E-Mail-Programme und für viele Geschäfts-E-Mail-Benutzer die erste Wahl. Die Plattform ist leistungsfähig, weil sie große Mengen an E-Mails gut organisiert, in zahlreiche Erweiterungen von Drittanbietern integriert ist, hohe Sende-Grenzwerte für die kommerzielle Nutzung aufweist und mehrere Konten auf einem einzigen Server erstellt und verwaltet werden können.

Ein Nachteil von Outlook ist die einfache Methode zum Exportieren von E-Mails oder die Möglichkeit, Daten schnell aus E-Mails zu extrahieren. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, vom Kopieren und Einfügen einzelner E-Mails in Textdokumente bis hin zum Export in ein CSV- oder Excel-Format. Keine Option ist perfekt und die benutzerdefinierte Formatierung geht häufig verloren.

Warum Emails exportieren?

Es gibt wirklich nur wenige Gründe, E-Mails aus Outlook zu exportieren. Wenn Sie Ihren Posteingang auf einen anderen Server und eine andere Plattform verschieben, ist ein Export erforderlich, wenn Sie keinen Neustart wünschen. Wenn Sie zu einem neuen System wechseln, können Sie alle Ihre wichtigen E-Mail-Konversationen aus früheren Austauschen verlieren.

Exportieren Sie in eine Excel-Arbeitsmappe oder in viele andere Formate, um den Verlust wertvoller E-Mail-Daten zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Hochladen in ein lesbares und leicht definiertes Format auf einem neuen System wahrscheinlich schwierig oder unmöglich ist. Die Excel-Tabelle kann Konversationen organisieren und als Datenbank fungieren, in der Sie nach Kontakten und Konversationen nach Kontext oder Datum suchen können.

Der andere Grund für das Exportieren von E-Mails ist das Speichern der Daten in einer Sicherungsdatei. Vertrauliche Informationen, die möglicherweise aus rechtlichen oder persönlichen Gründen zurückgerufen werden müssen, sollten gesichert werden. Wenn Ihr Server jemals gelöscht wird, speichert die Excel-Datei alles aus früheren E-Mail-Konversationen.

Exportieren Sie E-Mails von Outlook nach Excel

Das Exportieren von E-Mails von Outlook nach Excel ist einfach. Beachten Sie jedoch, dass Sie nur Klartext und grundlegende Links beibehalten. Alle anderen Formatierungen gehen verloren. Wenn Sie die Formatierung wiederherstellen möchten, ist das Speichern als HTML-Datei eine gute Alternative.

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Option "Datei", gefolgt von der Option "Öffnen und Exportieren". Klicken Sie auf "Importieren / Exportieren" und "In eine Datei exportieren", bevor Sie den Dateityp auf Excel setzen. Eine CSV ist ähnlich und wird später leicht in eine Excel-Arbeitsmappe übertragen, wenn Sie dies wünschen.

Wählen Sie schließlich den Zielordner, in dem die Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie „Fertig stellen“, um die E-Mails im angegebenen Ordner zu speichern. Beenden Sie Outlook und navigieren Sie zum Ordner. Überprüfen Sie, ob die Datei gespeichert ist, und versuchen Sie, sie zu öffnen. Die Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Datei sollte mit allen E-Mail-Daten geöffnet werden.

Alternative Optionen

Andere Dateitypen werden auch von Outlook unterstützt. Das .PST-Label dient speziell zum Sichern von Outlook-E-Mails und anderen auf dem Server gespeicherten Daten. Das .OLM hat auf Mac-Systemen die gleiche Funktion. Der Haken dabei ist, dass die Datei nur mit anderen Outlook-E-Mails kompatibel ist. Wenn Sie die E-Mail-Daten öffnen oder übertragen möchten, muss dies in einem anderen Outlook-Konto geschehen.

Die andere Problemumgehung ist spezifisch für Gmail. Sie können ein Google Mail-Konto in Outlook einrichten. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Sie einen Google Mail-Server verwenden, jedoch ein Outlook-Gesicht, um Ihre E-Mails zu verwalten. Die Systeme arbeiten zusammen, und Sie können alle Outlook-E-Mails in den einzelnen Ordnern kopieren und in neue Google Mail-Ordner verschieben. Wenn Sie Outlook nach dem Verschieben der E-Mails abbrechen, verbleiben diese auf dem Google Mail-Server.

Das Übertragen von E-Mails von einem gesamten Unternehmen mit mehreren Konten ist schwierig und es gibt keine klare Route für den Wechsel der Plattformen. Die Integration in ein System wie Salesforce, das alle Aktionen separat protokolliert, ist hilfreich, da diese Aktionen im Salesforce-Konto gespeichert bleiben. Wechseln Sie die Server, und Sie haben immer noch die E-Mail-Adressen und den Verlauf für jede E-Mail. Ansonsten ist ein Serverwechsel schwierig und etwas chaotisch.