Wie man einen Staffing Relief Factor etabliert

Kleine Unternehmen sind viel weniger in der Lage, unvorhergesehene Abwesenheiten (z. B. Krankheitsurlaub oder Notstand in der Familie) als eine größere Organisation aufzufangen, allein aufgrund der geringeren Anzahl von Mitarbeitern, die für die Deckung des Personals zur Verfügung stehen. In einer Branche, in der ein ausreichender Deckungsgrad kritisch oder sogar gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte das Management einen Faktor für die Entlastung der Mitarbeiter in Betracht ziehen. Dieses Tool berücksichtigt den typischen Personalbedarf und die Verfügbarkeit des Personals während des ganzen Jahres und verwendet die Informationen, um einen Entlastungsfaktor zu entwickeln: Mit anderen Worten, die Anzahl der zusätzlichen Mitarbeiter, die erforderlich sind, um eine ununterbrochene Abdeckung angemessen zu gewährleisten.

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Identifizieren Sie die kritischen Abläufe und Funktionen des Unternehmens und entscheiden Sie, ob Sie einen Personalentlastungsfaktor für die gesamte Organisation entwickeln möchten, und zwar nach Position oder nach Funktion oder Abteilung.

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Sammeln Sie Daten zu Abwesenheiten von Mitarbeitern. Überprüfen Sie den vorangegangenen Zeitraum von 12 Monaten, das Kalenderjahr oder das Geschäftsjahr, und ermitteln Sie die Höhe des Urlaubs, des Krankheitsurlaubs und aller sonstigen Abwesenheiten, z. B. Zeit für Ausbildung, Jurymitgliedschaft oder leichte Arbeit aufgrund einer Arbeitsunfallversicherung .

3.

Bestimmen Sie die Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitstage pro Jahr, indem Sie Feiertage und andere arbeitsfreie Tage von der Gesamtzahl der möglichen Tage abziehen. Wenn die Stellen beispielsweise von Montag bis Freitag besetzt werden müssen und das Unternehmen an zehn Feiertagen im Jahr geschlossen ist, würde sich die Berechnung wie folgt berechnen: 5 (Tage) mal 52 (Wochen) entspricht 260, minus 10 (Urlaub) 250 verfügbaren Arbeitsplätzen Tage. Berechnen Sie die Gesamtzahl der Stunden, für die die Stellen jährlich zu besetzen sind, indem Sie die Anzahl der verfügbaren Arbeitstage mit der Anzahl der Stunden pro Tag multiplizieren. Wenn Mitarbeiter für eine achtstündige Schicht zur Verfügung stehen müssen, lautet die Berechnung: 250 mal 8 entspricht 2.000 Stunden pro Jahr.

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Fügen Sie die Anzahl der Urlaubstage, der Krankheitstage und anderer Abwesenheiten hinzu und ziehen Sie diesen Betrag von der Anzahl der insgesamt verfügbaren Arbeitstage ab. Wenn ein Unternehmen beispielsweise drei Wochen im Urlaub war, drei Tage krank war und zwei Tage als Juror diente, wäre die Anzahl der tatsächlich geleisteten Tage 230: 250 minus (15 plus 3 plus 2) 230.

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Teilen Sie die Gesamtzahl der verfügbaren Arbeitstage durch die Anzahl der im Vorjahr tatsächlich geleisteten Arbeitstage. Beispiel: 250 (verfügbare Arbeitstage) geteilt durch 230 (tatsächlich geleistete Arbeitstage) entspricht 1, 087 (Faktor für Personalbesetzung).

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Berechnen Sie den Entlastungsfaktor für die Besetzung nach Stunden anstatt nach Tagen, wenn Sie möchten. Teilen Sie die Anzahl der Stunden, die zum Besetzen der Positionen pro Jahr benötigt wird, durch die Anzahl der Stunden, die die etablierten Betreiber tatsächlich geleistet haben, zum Beispiel: 2.000 (Gesamtstunden) geteilt durch 1.848 (tatsächlich geleistete Arbeitsstunden) = 1.082 (Personalentlastungsfaktor). Der geringfügige Unterschied im Personalfaktor bei der Nutzung von Stunden im Vergleich zu Tagen spiegelt kleine Unterschiede wider, z. B. wenn der etablierte Betreiber nach jedem Jurymitglied einige Stunden zurückkehrte und an einem der Tage nach der Arbeit einige Stunden nach Hause ging. Diese Methode ist zwar zeitaufwändiger zu berechnen, jedoch etwas genauer als ausschließlich Arbeitstage zu betrachten.

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Bestimmen Sie die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten oder berechnen Sie die zusätzlichen Teilzeitstunden, die möglicherweise erforderlich sind, um den Betrieb vollständig zu besetzen, indem Sie den Besetzungsfaktor anwenden. Wenn der Personalentlastungsfaktor beispielsweise 1, 087 beträgt, benötigt das Unternehmen 1, 087 Vollzeitmitarbeiter, um die Position zu besetzen. Die Multiplikation der Anzahl der Stunden pro Woche mit dem Entlastungsfaktor - 40 mit 1, 087 = 43, 48 bedeutet, dass die Stelle erfordert, dass jemand zusätzlich 3, 48 Stunden pro Woche beschäftigt ist, um voll besetzt zu sein. Wenn das Unternehmen beispielsweise 12 Mitarbeiter hat, sind die zusätzlichen Stunden pro Woche 41, 76: 12 (Mitarbeiter) mal 3, 48 (Stunden) entspricht 41, 76 (insgesamt zusätzliche Stunden pro Woche), was darauf hinweist, dass ein zusätzlicher Mitarbeiter in Vollzeitäquivalent beschäftigt ist sollte gemietet werden

Spitze

• Vergessen Sie nicht, Zeit für die Besetzung einer Vakanz einzubeziehen, wenn Sie die Abwesenheiten im Laufe eines Jahres berücksichtigen.