So erstellen Sie eine Meeting-Agenda

Laut Scott Snair, Autor von "Stop the Meeting, das ich aussteigen will", ist ein großer Prozentsatz der Büro-Meetings unproduktiv und unkonzentriert, da es an Gedanken mangelt, die bei der Vorbereitung ihrer Pläne zu beachten sind. Unabhängig davon, ob Ihre eigenen Konferenzen routinemäßig aus Gewohnheiten durchgeführt oder als Reaktion auf auftretende Krisen zusammengeschustert werden, die Festlegung einer Tagesordnung für Meetings wird sich in effizienter und moralischer Hinsicht auszahlen.

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Definieren Sie das Ziel Ihres Meetings, um festzustellen, ob es zeitabhängig und wirklich notwendig ist. Beispiele für Besprechungsziele sind die Berichterstattung über den Projektstatus, das Brainstorming neuer Ideen und Lösungen für bestehende Probleme, das Management der Schadenskontrolle, die Einführung neuer Richtlinien, das Aufgeben von Aufgaben und die Durchführung von Anhörungen im Zusammenhang mit Disziplinarverfahren. Erstellen Sie eine Gliederung und geben Sie jedem Thema einen Titel, gefolgt von einer kurzen Zusammenfassung. Beispiel:

Papierfrei - Ermittlung von Übergangszielen, Sicherheitsbedenken und Schulung der Mitarbeiter.

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Identifizieren Sie anhand des Namens die Personen, die etwas von Substanz haben, um zu Ihren Tagesordnungsthemen beizutragen, damit sie verstehen, was von ihnen erwartet wird. Für einen Projektstatusbericht benötigen Sie wahrscheinlich nur den Projektmanager als Sprecher und nicht jedes Mitglied ihres Teams. Wenn der Zweck des Meetings darin besteht, Ideen für eine neue Richtlinie zu sammeln, sind Ihre Meeting-Teilnehmer diejenigen, die die Interessen und Gefühle der jeweiligen Berufsgruppen oder Abteilungen, die davon betroffen sind, am besten vertreten.

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Bestimmen Sie die Zeit, die erforderlich ist, um die einzelnen Themen Ihrer Liste anzusprechen. Beispielsweise können Statusaktualisierungen für jeden Teilnehmer nur 10 Minuten dauern, insbesondere wenn Ihre Meetings wöchentlich oder monatlich stattfinden und jeder mit den Grundlagen der verschiedenen Projekte bereits vertraut ist. Setzen Sie Ihre Themen mit der höchsten Priorität zuerst auf die Tagesordnung, falls die Diskussionen Ihre zugewiesenen Zeitfenster überschreiten und das Meeting zu einem späteren Zeitpunkt oder Datum fortgesetzt werden muss. Fügen Sie, falls sinnvoll, am Ende Ihrer Agenda einen "Other Business" -Slot für alles hinzu, was die Teilnehmer diskutieren möchten, das nicht zu den vorhandenen Themenkategorien passt.

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Entscheiden Sie, ob ergänzende Materialien für Ihre Besprechung vor der Besprechung verteilt und gelesen oder bei Ankunft aller verteilt werden sollen. Verweisen Sie auf diese Punkte auf der Tagesordnung, damit die Teilnehmer ihre Relevanz für die behandelten Themen verstehen können.

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Legen Sie ein Datum, eine Uhrzeit und einen Ort für Ihre Besprechung fest und stellen Sie diese Informationen prominent auf die Tagesordnung der Besprechung. Verteilen Sie Ihre Agenda so weit im Voraus, dass die Teilnehmer Zeit haben, sich vorzubereiten, aber nicht so weit, dass Sie sie zur Seite legen und vergessen. Senden Sie gegebenenfalls Erinnerungen am Vortag aus.

Spitze

• Fragen Sie sich immer, ob ein Meeting die effektivste Art ist, Informationen zu kommunizieren und Feedback zu erhalten.