Wie schreibe ich Abrechnungsverfahren?

Die Lohnbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen, wenn Sie Mitarbeiter haben, die Sie bezahlen müssen. Wenn Sie die Gehaltsabrechnung an einen Mitarbeiter abgeben oder jemanden einstellen, der die Gehaltsabrechnung übernimmt, können Sie die Lernkurve verkürzen, indem Sie die Abrechnungsverfahren aufschreiben. Durch das Schreiben von Abrechnungsprozeduren wird bei jeder Verarbeitung der Abrechnung das gleiche Ergebnis sichergestellt - genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter.

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Beschreiben Sie, wie Mitarbeiter Zeit dokumentieren und einreichen. Nach Angaben des US-Arbeitsministeriums kann ein Arbeitgeber jedes beliebige Zeitnehmungssystem verwenden, das er wünscht - sei es ein Arbeitszeitblatt, ein Computer-Zeitverfolgungssystem oder etwas anderes. Notieren Sie, wie die Mitarbeiter die für die Abrechnungsperiode geleistete Arbeitszeit übermitteln und wie oft die Gehaltsabrechnungen gekürzt werden. Wenn beispielsweise Arbeitszeitblätter in Papierform an den Personalmanager übermittelt werden, listen Sie dies in der Prozedur auf, damit die Person, die die Lohnabrechnung durchführt, weiß, dass sie die Arbeitsblätter abholen muss.

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Durchlaufen Sie die Aktionen, während Sie schreiben. Um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Schritte für die Abrechnung der Abrechnung enthalten, können Sie die Schritte während der Abrechnung schreiben.

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Schreiben Sie, wie die Löhne der Mitarbeiter berechnet werden. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Computersoftwareprogramm für die Abrechnung verwendet, notieren Sie sich die Schritte, die der Mitarbeiter ausführen muss, um die Abrechnungsinformationen für jeden Mitarbeiter in das System einzugeben.

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Besprechen Sie, wie Sie Zahlungsanpassungen vornehmen. Beschreiben Sie die Verfahren, die der Mitarbeiter ergreifen muss, um die an die Mitarbeiter gezahlten Löhne anzupassen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen unbezahlten Urlaubstag nimmt, beschreiben Sie, wie die Anpassung der Gehaltsabrechnung vorgenommen wird, um den Arbeitslohn vom Scheck des Mitarbeiters abzuziehen.

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Zahlungsplan auflisten. Fügen Sie eine Beschreibung der Häufigkeit hinzu, in der die Gehaltsabrechnungen gekürzt werden (wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich).

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Beschreiben, wie Schecks gedruckt oder Abrechnungsinformationen an den Abrechnungsdienst übermittelt werden. Nachdem der Mitarbeiter die Abrechnungsinformationen in die Computersoftware oder das Zeiterfassungssystem eingegeben hat, beschreiben Sie, wie Sie die Abrechnungsschecks drucken oder die Abrechnungssätze an den Abrechnungsdienst senden, der die Schecks für das Unternehmen druckt.

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Pflegen Sie die Aufzeichnungen. Der Internal Revenue Service schlägt vor, Mitarbeiterzahlungssätze wie W-2, Zeitkarten, Steuererklärungen und andere Abrechnungssätze mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Beschreiben Sie, wo diese Aufzeichnungen gespeichert werden und wie der Mitarbeiter damit umgehen sollte, diese Aufzeichnungen zu speichern oder zu speichern (elektronisch und / oder in Papierform).

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Bitten Sie einen Mitarbeiter, die Rohentwürfe zu testen. Wenn der erste Entwurf der Schritte geschrieben ist, bitten Sie einen Mitarbeiter, den Anweisungen zu folgen, um zu sehen, ob er die Abrechnung korrekt verarbeitet. Erlauben Sie dem Mitarbeiter, auf Bereiche der Anweisungen einzugehen, die keinen Sinn ergeben oder die Probleme hatten.

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Schreiben Sie die letzten Schritte. Verwenden Sie das Feedback des Mitarbeiters, und optimieren Sie die Abrechnungsverfahren in einem endgültigen Format.