Wie man Meetings effektiv leitet

Unabhängig davon, ob Sie bei einer großen oder kleinen Besprechung den Vorsitz führen, werden Sie als Vorsitzender für die Wirksamkeit der Besprechung zur Rechenschaft gezogen. Es wird von Ihnen erwartet, dass Sie die Besprechung effizient abhalten, alle in der Tagesordnung aufgeführten Themen behandeln und jeder Stimme die Möglichkeit geben, gehört zu werden. Um all diese Erwartungen zu erfüllen, müssen Sie im Voraus planen und realistische Ziele setzen.

Vorbereitung

Effektive Meetings finden normalerweise nicht spontan statt - sie erfordern eine gründliche Planung. Es muss entschieden werden, wer an der Sitzung teilnehmen wird und was der Zweck der Sitzung ist. Die Tagesordnung sollte vor dem Tag der Sitzung festgelegt und an die Mitglieder verteilt werden. Die Konsultation der Mitarbeiter trägt dazu bei, dass die vorgestellten Themen relevant und aktuell sind. Kopien aller Dokumente, die besprochen werden, sollten auch so früh verteilt werden, dass sie vor dem Meeting gelesen werden können. Wenn ein Punkt auf der Tagesordnung steht, der kontrovers diskutiert werden kann, kann es hilfreich sein, im Vorfeld mit wichtigen Mitgliedern zu sprechen und Unterstützung zu erhalten. Bestimmen Sie jemanden, der das Meeting-Protokoll aufzeichnet.

Aktion während der Besprechung

Starten Sie pünktlich. Es ist respektlos, die pünktlichen Mitglieder auf einen oder zwei unorganisierte Kollegen warten zu lassen. Jedem Tagesordnungspunkt sollte eine Frist zugewiesen werden. Es ist die Aufgabe des Stuhls, sich an diese Zeitvorgabe zu halten. Geben Sie eine zwei oder drei Minuten Warnung ab, wenn die Diskussionszeit fast abgelaufen ist. Kündigen Sie den letzten Kommentar an und achten Sie darauf, sich daran zu halten. Effektive Lehrstühle erlauben keine langen Diskussionen mit Mitgliedern, die sich wiederholende Kommentare machen. Niemand darf die Besprechung dominieren. Ein effektiver Stuhl wird respektvoll darauf hinweisen, dass es an der Zeit ist, andere Stimmen zu hören. Entscheiden Sie sich vorab, ob über die Themen abgestimmt oder einvernehmlich abgeschlossen wird. Wenn für ein wichtiges Thema mehr Zeit erforderlich ist, legen Sie den Punkt auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung.

Probleme behandeln

Vorausplanung hilft, Probleme zu beseitigen. Manchmal ist Ärger unvermeidlich, daher ist es ratsam, mit dem Unerwarteten zu rechnen. Bei technologischen Problemen - zum Beispiel, wenn der Projektor bei der audiovisuellen Präsentation Funktionsstörungen aufweist - beauftragen Sie jemanden mit der Suche nach einem Techniker. In der Zwischenzeit schlagen Sie vor, mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fortzufahren und später zur Präsentation zurückzukehren. Ein effektiver Stuhl lässt keine Zeit verschwenden. Seien Sie flexibel und haben Sie keine Angst, Informationen über unvorhergesehene Probleme auszutauschen. Wenn sich der Gastredner beispielsweise aufgrund eines annullierten Fluges verspätet, sollten Sie dies zu Beginn des Meetings ankündigen und das unvermeidliche Flüstern vermeiden, das auftreten würde, wenn die Leute seine Abwesenheit bemerken und spekulieren, warum er noch nicht da ist.

Nachverfolgen

Effektive Meetings bieten einen Aktionsplan für jeden Tagesordnungspunkt. Das Protokoll der Sitzung in Entwurfsform sollte so bald wie möglich an alle Teilnehmer verteilt werden, mit der Bitte um Ergänzungen und Korrekturen. Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, können die Protokolle an alle Stakeholder verteilt werden. Dies zeigt die Bereitschaft, Informationen auszutauschen und Eingaben von allen interessierten Parteien einzuholen. Wenn der Vorsitzende ein Meetingmitglied bemerkte, das verärgert wirkte, ist es ratsam, sich vor dem nächsten Meeting individuell an sie zu wenden und zu versuchen, ihre Probleme zu lösen.