Richtlinien für eine professionelle und effektive Geschäftseinladung

In vielen Fällen muss Ihr Unternehmen Kunden, Interessenten oder Kunden zu einer geschäftlichen Veranstaltung einladen, z. B. einem Open House, einer Ferienparty, einer Medienveranstaltung oder der Einführung neuer Produkte. Wenn Sie Ihre Einladung professionell verlängern, kann dies zu einer guten Beteiligung beitragen und ein positives Spiegelbild der Art und Weise darstellen, wie sich Ihr Unternehmen der Öffentlichkeit präsentiert.

Seien Sie prägnant

Schreiben Sie Ihre Einladung in einer kurzen, klaren Art und Weise, damit Sie die Aufmerksamkeit des Lesers erregen und sofort die relevanten Details der Veranstaltung vermitteln. Folgen Sie dem Grundformat von wer, was, wann, wo und warum. Stellen Sie sich eine einleitende Überschrift vor, die das Ereignis ankündigt, gefolgt von Aufzählungspunkten, die Uhrzeit, Datum und Ort enthalten. Ihre Einladung sollte auf Firmenbriefpapier gedruckt werden. Oder fügen Sie mindestens Ihr Firmenlogo und Ihre Firmenfarben hinzu, um Ihre Marke zu verstärken.

Geben Sie überzeugende Details an

Geben Sie den Leuten einen Grund, daran teilzunehmen. Fügen Sie sachdienliche Informationen zum Netzwerkpotenzial, einen ersten Einblick in ein neues Produkt, die Möglichkeit, Preise zu gewinnen oder Speisen oder Unterhaltung zu genießen, hinzu. Wenn es einen prominenten Sprecher oder einen vorgestellten Gast gibt, fügen Sie einen kurzen Klappentext hinzu. Dies fördert Ihren Gast und ist ein Anreiz für die Besucher Ihrer Veranstaltung.

Detailpreis

Wenn für Ihr Geschäftsereignis eine Startgebühr anfällt, teilen Sie der Einladung die eingeladenen Personen mit. Geben Sie beispielsweise den Preis pro Person oder für einen Tisch an. Wenn Sie Ihren Gästen eine Rechnung an der Tür geben, kann dies peinlich und schlecht für das Geschäft sein, wenn die Gäste glauben, Sie würden sie mit einer Art Spendenaktion behandeln.

Kontaktinformationen einschließen

Teilen Sie den eingeladenen Gästen mit, ob eine RSVP erforderlich ist und wann Sie eine Antwort benötigen. Erlauben Sie den Leuten, per Telefon oder E-Mail zu antworten, oder legen Sie bei einer offiziellen Veranstaltung eine selbstadressierte, gestempelte Antwortkarte bei. Bitte geben Sie genau an, ob eingeladene Gäste einen eigenen Gast mitbringen können. Wenn ein Dresscode einzuhalten ist (z. B. Business Casual oder formell), geben Sie die Details an, damit die Gäste vorbereitet werden und nicht Ihre Telefonleitungen nach Details suchen müssen.

Überprüfen

Lesen Sie Ihre Einladung sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Sie können einen schlechten Eindruck hinterlassen, indem Sie wichtige Details auslassen, eine Aufforderung mit Tippfehlern ausgeben oder schlechtere Informationen angeben und den eingeladenen Gästen falsche Informationen geben. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, damit Ihre Einladungen geschrieben, gestaltet, gedruckt, adressiert und verschickt werden können. Gäste sollten ihre Einladungen mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung erhalten. Wenn Sie die Dinge bis zur letzten Minute belassen, kann dies zu einer schlechten Wahlbeteiligung führen.