Richtlinien für die Entwicklung einer RFP

Aufforderungen zur Angebotsabgabe liefern die Informationen, die Ihre Anbieter und Lieferanten benötigen, um ein Angebot und ein Angebot für Ihr bevorstehendes Projekt einzureichen. Details sind wichtig, wenn Sie eine RFP schreiben. Je mehr Details, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine oder mehrere RFPs Ihre Anforderungen erfüllen. Bevor Sie mit dem Schreiben Ihrer RFP beginnen, bereiten Sie einen Überblick über alle Informationen vor, die Sie benötigen.

Einige Hintergrundinformationen

Stellen Sie Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen bereit, darunter Historie, Produkte oder Dienstleistungen, Statistiken, Stärken, Schwächen und Demografie. Eine Zweckerklärung erläutert, welche Art von Produkt oder Dienstleistung Ihr Unternehmen benötigt und warum. Verfolgen Sie es mit Informationen zu den Zielen des Projekts und erläutern Sie, wie diese Ziele eine bestimmte Anforderung in Ihrem Unternehmen erfüllen. Ein Abschnitt über die Stakeholder, die von dem Projekt profitieren werden, einschließlich der Größe der Gruppe oder besonderer Merkmale, hilft den Autoren von Vorschlägen, zu verstehen, wie das Projekt in die Arbeit Ihres Unternehmens passt.

Was du willst

Geben Sie die Ergebnisse an, die im Angebot enthalten sein müssen. Obwohl es wichtig ist, konkrete Leistungen wie etwa 20 neue Workstations einzubeziehen, sollten Sie die immateriellen Güter nicht vergessen. Im Lieferumfang sind auch Ihre Erwartungen enthalten, wie das neue Produkt oder die Dienstleistung Ihrem Unternehmen helfen wird. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein Unternehmen für die Bereitstellung von kundenspezifischer Software auswählt, wird in einem Liefergegenstand möglicherweise angegeben, dass die Software eine nahtlose Migration von Daten von Ihrem alten System ermöglichen muss. Wenn Sie nicht über konkrete Leistungen verfügen und nach Ideen suchen, um ein Problem oder einen Bedarf zu lösen, können Sie in diesem Abschnitt die Anbieter auffordern, ihre eigenen Lösungen bereitzustellen.

Projektanforderungen

Anbieter benötigen so viele Informationen wie möglich, um genaue Vorschläge zu unterbreiten. Teilen Sie ihnen mit, wann Sie mit dem Start und dem Abschluss des Projekts rechnen, wie groß Ihr Budget ist, welche Rechnungsdetails und Anreize oder Strafen Sie haben. Sie können auch Zieldaten für den Abschluss jeder Projektphase angeben, Leistungsstandards festlegen und beschreiben, wie Sie den Fortschritt des Lieferanten überwachen. Informieren Sie die Anbieter über besondere Anforderungen. Möglicherweise müssen die Anbieter denselben Einstellungspraktiken wie Ihr Unternehmen oder Ihre Agentur folgen oder bestimmte professionelle Lizenzen besitzen.

Du bist ein Gewinner

Erläutern Sie, was Anbieter tun müssen, um ein Angebot im Formatbereich einzureichen. Ein Überblick über die erforderlichen Abschnitte ist hilfreich, ebenso wie ein Style Guide, wenn Sie Vorschläge in einem bestimmten Format oder in einer bestimmten Schriftart benötigen. Geben Sie an, an wen der Vorschlag eingereicht werden muss, und geben Sie die Frist für die Einreichung von Vorschlägen an. Als Teil des Vorschlags können Sie Unternehmen bitten, Hintergrundinformationen wie Firmengeschichte, Auftraggeber, Referenzen, Erfahrung mit ähnlichen Projekten und Informationen über das Team, das an Ihrem Projekt arbeiten würde, anzugeben. Erstellen Sie einen Abschnitt mit Bewertungskriterien, um den Anbietern mitzuteilen, wie Sie das Gewinnerangebot auswählen und wann sie darüber informiert werden, wenn sie ausgewählt wurden.