Faktoren, die bei der Entwicklung eines Personalinformationssystems zu berücksichtigen sind

Viele Manager werden Ihnen sagen, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens das wichtigste Kapital sind. Ein Personalinformationssystem ist eine Software- oder Online-Lösung, mit der Unternehmen diese wertvolle Ressource einheitlich verwalten und Informationen für Managemententscheidungen bereitstellen können. Um ein effektives System zu entwickeln, müssen Sie die zahlreichen Faktoren berücksichtigen, die bei der Beantwortung von Aufgaben wie Einstellung neuer Mitarbeiter, Vergütung, Beförderung, Planung der Pensionierung und Nachfolge gelten.

Ziele

Das übergeordnete Ziel eines Informationssystems für Humanressourcen besteht darin, die Verwaltung der Humanressourcen zu verbessern, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken. Um diese Ziele zu erreichen, automatisiert das System Standardfunktionen und macht die Bereitstellung von Dienstleistungen für die Mitarbeiter komfortabler. Solche Systeme sammeln und speichern mehr Informationen als ältere, manuelle Systeme. Um effektiv zu sein, müssen sie jedoch in einer Form präsentiert werden, mit der Manager Personalentscheidungen treffen können. Wenn Sie ein HRIS in Betracht ziehen, stellen Sie sicher, dass es alle Funktionen eines herkömmlichen Systems erfüllt und gleichzeitig den Mitarbeitern und Mitarbeitern des Personals eine einfachere Verwendung bietet.

Funktionalität

Ein Personalinformationssystem überwacht die Mitarbeiterprofile und verwaltet die Vorteile. Fortgeschrittenere Systeme entwickeln Beschreibungen von Positionen in der Unternehmensorganisation, passen die Mitarbeiterprofile an die Positionen an und empfehlen Schulungen, bei denen die Profile nicht mit der Position übereinstimmen. Manager können mit HRIS planen, Mitarbeiter auf organisatorischen Wegen zu fördern, die ihrem Profil entsprechen, und dabei die Leistung anhand der Anforderungen der Position zu bewerten. Die Nachfolgeplanung hilft den Führungskräften, einen oder mehrere mögliche Stellvertreter für jede Position zu bestimmen, falls das Unternehmen einen bestimmten Mitarbeiter verliert.

Sicherheit

Ein HRIS muss die Privatsphäre der Mitarbeiter schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Daten korrekt sind und die Informationen autorisierten Personen zugänglich bleiben. Stellen Sie bei der Entwicklung des Systems sicher, dass Benutzername und Kennwörter für den Zugriff erforderlich sind. Außerdem werden Protokolle der Zugriffsanforderungen protokolliert, um aufzuzeichnen, wer Dateien angesehen hat. Typischerweise enthalten solche Systeme eine Zugriffsebene zum Anzeigen von Daten, eine Ebene zum Ändern von Daten und eine Ebene zum Ändern von Datenbankstrukturen. Verfahren, die Änderungen an den Informationen regeln, stellen sicher, dass sie nur bei Bedarf geändert werden, und Änderungsprotokolle behalten den Verlauf solcher Aktionen bei.

Implementierung

Ein Schlüsselfaktor für die Entwicklung eines HRIS ist, wie Sie es implementieren möchten. Die Umstellung auf das neue System muss ohne Störung des Betriebs des Unternehmens und der Erbringung von Dienstleistungen an die Mitarbeiter erfolgen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter im neuen System geschult werden. Unternehmen planen häufig, den alten und den neuen System parallel zu betreiben, und die Schulungen finden vor und während dieser Zeit statt. Wenn das neue System übernimmt, bleibt das alte System bei Bedarf für historische Daten verfügbar.