Beispiele für die interne Kontrolle der Rechnungslegung

Interne Kontrollen sind die Richtlinien, die Sie festlegen, um die Finanzberichterstattung Ihres Unternehmens zu gewährleisten. Wenn Sie Aktien an die Öffentlichkeit verkaufen, sind interne Kontrollen seit Jahrzehnten obligatorisch. Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 verschärfte die Kontrollen. Solange Sie die Gesetze einhalten, können Sie interne Kontrollen entwickeln, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Aufgabentrennung

Die Aufteilung der Verantwortung für die internen Kontrollen ist unerlässlich. Wenn zum Beispiel eine Person die Kasse für eine Schicht führt, möchten Sie, dass mindestens eine andere Person die Kasse bis zum Ende überprüft. Es geht nicht nur darum, Betrug zu verhindern. Selbst wenn der Kassierer ehrlich ist, haben zwei Augen eine bessere Chance, Fehler zu erkennen.

Ein anderes Beispiel für geteilte Verantwortung besteht darin, dass zwei Personen Käufe tätigen müssen: eine unterschreibt Schecks, eine autorisiert den Kauf. Dies reduziert die Möglichkeit eines Angestellten, sich zu unterschätzen, indem er eine Überprüfung auf Elemente ausführt, die nicht vorhanden sind.

Verhindern und Erkennen

Einige interne Kontrollen erschweren Betrug. Die Kontrolle des Zugriffs auf Ihre Buchhaltungssoftware und Ihre digitalen Unterlagen ist eine Möglichkeit, dies zu tun. Wenn Sie nur wenige Personen haben, die Daten eingeben können, gibt es nur wenige, die diese Daten ändern können.

Andere Steuerelemente konzentrieren sich auf das Abfangen von Fehlern, beispielsweise durch Vergleich zweier unabhängiger Datensätze für einen Satz von Transaktionen. Das klassische Beispiel ist das Ausgleichen Ihres Scheckbuchs: Wenn der Kontoauszug nicht mit Ihrem Konto übereinstimmt, suchen Sie nach einem Grund. Eine andere Methode besteht darin, Lieferscheine mit Kreditorenzahlungen abzugleichen.

Die Überwachung der Leistung kann auch eine Möglichkeit sein, Fehler zu erkennen. Wenn der Cashflow für das Quartal weit von Ihrem Budget entfernt ist, können unerwartete Ausgaben oder Einnahmen der Grund sein. Es kann auch sein, dass jemand bei der Eingabe der vierteljährlichen Daten einen großen Fehler gemacht hat.

Steuern der Steuerelemente

Es reicht nicht aus, Regeln für interne Kontrollen festzulegen. Sie müssen einen Schritt weiter gehen, um festzustellen, ob diese internen Kontrollen funktionieren. Bei regelmäßigen internen Audits und Überwachungen sollte geprüft werden, ob die Mitarbeiter die internen Kontrollen einhalten oder Wege finden, um sie zu umgehen. Wenn Ausnahmen und Probleme auftauchen, melden die Mitarbeiter diese Probleme? Wenn Sie Personalwechsel haben, werden die neuen Mitarbeiter mit Ihren Kontrollanforderungen vertraut gemacht? Dies sind Probleme, auf die Sie sich vorbereiten müssen.

Materialschwäche

Wenn das Securities and Exchange Committee die Einhaltung von Sarbanes-Oxley durch die Unternehmen prüft, gibt es wenig Spielraum für Fehler. Wenn Sie nur eine schwerwiegende Schwäche bei den internen Kontrollen haben, macht dies das gesamte Kontrollsystem ungültig.

Angenommen, Ihre internen Kontrollen haben eine Anforderung, dh, wenn verschiedene Abteilungen Inventar übertragen, müssen sie monatliche Konten abgleichen. Sie verfügen jedoch nicht über ein Verfahren, das dies garantiert. In den Augen der SEC ist das ein schwerwiegender Fehler. Selbst wenn Ihre Konten korrekt sind, ist das Potenzial für unentdeckte Fehler oder Betrug zu groß.

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