Beispiele für schlechte Bargeldabwicklung

Jeder, der geschäftlich tätig ist, muss irgendwann mit Geld umgehen. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens ist es eine gute Idee, gute und schlechte Bargeldhandhabungsverfahren zu kennen. Auf diese Weise werden Ihre Mitarbeiter Sie nicht versehentlich Geld kosten oder Sie möglicherweise blind machen, wenn sie glauben, sie könnten damit durchkommen.

Zeitrahmen

In vielen Unternehmen ist der Umgang mit Bargeld oft mit der Zeit verbunden, die der Geschäftsinhaber oder Manager an den Bargeld oder Schecks der Kunden festhält. Es gibt verschiedene Gründe, warum sich das Festhalten an dem Geld als problematisch erweisen kann. Zum Beispiel kann Ihr Unternehmen ausgeraubt werden, wenn ein Dieb erfährt, dass Sie Ihr Geld nur zweimal wöchentlich statt täglich bezahlen. Die Möglichkeit, dass das Geld in diesem Zeitraum verloren geht, kann ebenfalls Anlass zur Sorge geben. Wenn Kassenschubladen von einer Schicht zur nächsten übertragen werden, kann dies zu Problemen bei der Rechnungslegung führen. In jedem Fall kann es längerfristig mehr Geld kosten, wenn Sie das Geld halten und es nicht bald nach dem Erhalt des Geldes einzahlen.

Transaktionen

Schlechte Bargeldabwicklung kann auch auf der Ebene der einzelnen Transaktionen stattfinden. Wenn Mitarbeiter mit Bargeld umgehen, sollten sie nicht gleichzeitig mehrere Transaktionen abwickeln dürfen. Fordern Sie immer, dass Mitarbeiter nur eine Transaktion abwickeln, damit sie keine Fehler machen. Sie sollten auch verpflichtet sein, die korrekte Änderung vorzunehmen, indem sie das Geld des Kunden entgegennehmen, den Betrag bestätigen und die Änderung zurückzählen, bevor das Geld des Kunden in die Schublade gelegt wird.

Steuerung

Ein weiteres schlechtes Bargeldabwicklungsverfahren besteht darin, dass nur eine Person das Geld kontrolliert. Der Bargeldabwicklungsprozess kann komplex sein und mehrere Schritte umfassen. Es kann sich als verwirrend, überwältigend oder verdeckend erweisen, dass eine Person für alle diese Schritte verantwortlich ist. Lassen Sie stattdessen eine Person nur ein oder zwei Schritte auf dem Weg erledigen. Dies eliminiert die Gefahr eines Missbrauchs des Geldes und bietet ein System für das Prüfen und Ausgleichen, da das Geld beim Übergang von einem Satz Hände zum nächsten Konto verbucht werden muss.

Dokumentation

Wenn Sie nicht alle Finanztransaktionen ordnungsgemäß dokumentieren, kann dies zu Problemen führen und auf lange Sicht einen Albtraum im Rechnungswesen verursachen, wenn Sie nicht aufpassen. Durch regelmäßige Überprüfungen der Finanztransaktionen einschließlich der Registerbänder und der täglichen Auszahlungsverfahren kann sichergestellt werden, dass das Geld ordnungsgemäß kontrolliert und aufgezeichnet wird. Ihre Transaktionen nicht zu dokumentieren, ist ein todsicheres Rezept, um hart verdientes Geld zu verlieren.