Checkliste für Mitarbeiterdateien

Eine der wichtigsten Funktionen der Personalabteilung ist die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, einschließlich Arbeitsakten, Sozialleistungen, Sicherheitsmanagementdateien, Schulungs- und Entwicklungsunterlagen. Die Mitarbeiterakte enthält eine Aufzeichnung aller Beschäftigungsmaßnahmen. Beschäftigungsdateien - häufig auch Personalakten genannt - erfordern genaue und genaue Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Dateien genau, vollständig und auf dem neuesten Stand sind. In vielen Organisationen gibt es zwei Arten von Beschäftigungsakten. Die Personalabteilung führt für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Akte. Die Abteilung unterhält auch eine sogenannte Supervisor- oder Abteilungsdatei. Diese Datei enthält normalerweise nur Informationen, die sich auf die Anwesenheit, Leistung und Kontaktaufnahme des Mitarbeiters beziehen.

Aufbewahrung von Mitarbeitern

Die Personaldatei ist vertraulich, der Zugriff wird nur bestimmten Personen in der Personalabteilung gewährt. Ein kritisches Element der Personalschulung ist die Vertraulichkeit der Mitarbeiterakten und die Folgen für einen Verstoß gegen die Vertraulichkeit. Laut der Equal Employment Opportunity Commission der USA müssen Mitarbeiterakten ein Jahr nach dem Kündigungsdatum des Mitarbeiters aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen Mitarbeiterunterlagen zu Löhnen, Leistungssteigerungen, Beförderungen und damit verbundenen Beschäftigungsmaßnahmen gemäß dem Fair Labors Standards Act und dem Age Discrimination in Employment Act bis zu drei Jahre aufbewahrt werden. Erkundigen Sie sich immer nach den gesetzlichen Bestimmungen Ihres Staates über die Aufbewahrung von Arbeitsakten. Zum Beispiel beträgt das texanische Gesetz zur Aufbewahrung in Bezug auf Betrug von Mitarbeitern oder Verletzung der Vertraulichkeit vier Jahre.

Inhalt der Personalabteilung der Personalabteilung

Die ersten Dokumente, die in eine Mitarbeiterakte aufgenommen werden, sind der Bewerbungsgesuch und alle Hinweise zum Auswahlverfahren sowie Interviews. Sobald der Kandidat das Beschäftigungsangebot angenommen hat, muss er die Berechtigung zur Arbeit in den USA nachweisen. Je nach den Umständen des Arbeitnehmers kann diese Dokumentation eine Identifikation enthalten, wie z. B. Geburtsurkunde, Sozialversicherungskarte, Führerschein, Reisepass oder Arbeitsvisa der US-Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsdienst.

Dokumente zu Hintergrunduntersuchungen und unterzeichneten Vereinbarungen bezüglich Offenlegungen und Vertraulichkeit von Unternehmen sind in der Beschäftigungsakte enthalten. Die unterschriebene Empfangsbestätigung für das Handbuch ist ebenfalls Bestandteil der Mitarbeiterakte.

Die Beschäftigungsakte sollte außerdem Folgendes enthalten: Dokumentation zu Disziplinarmaßnahmen, Empfehlungen, Leistungsbewertungen, Gehaltserhöhungen, Prämien, Anwesenheit, Beförderungen, Herabstufungen, Transfers und Notfallkontaktinformationen.

HIPAA-geschützte Mitarbeiterdateien

Eine separate Mitarbeiterakte sollte nur bestimmten Personen in der Personalabteilung zugänglich sein. Diese separate Datei enthält alle Informationen zu medizinischen Untersuchungen, zur Auswahl der Krankenversicherung, zu Behinderungserklärungen und zu Arbeitnehmerentschädigungen. Gemäß dem Krankenversicherungsportabilitätsgesetz (HIPAA) ist es unerlässlich, dass alle medizinischen Unterlagen vom Leistungsabschnitt verwaltet werden. Im Allgemeinen ist es ein Leistungsmanager, der als HIPAA-Verantwortlicher für diese vertraulichen Unterlagen zertifiziert ist.