Acht Schritte zum effektiven Vertragsmanagement

Vertragsmanagement umfasst die Überwachung von Vereinbarungen mit Lieferanten, Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Ein wirksames Versehen ist von entscheidender Bedeutung, da Verkäufe verloren gehen können und regulatorische Sanktionen auf ein schlechtes Vertragsmanagement zurückzuführen sind. Verstehen Sie, wie Sie Verträge effektiv verwalten, und der Einkaufsprozess Ihres Kleinunternehmens kann erheblich verbessert werden.

Orientierung

Es sollte eine Besprechung mit der Abteilung abgehalten werden, die das Vertragsmanagement ausführt, und denjenigen, die vom Vertragsmanagementprozess betroffen sind. Bei der Besprechung sollte der Grund für das Vertragsmanagement erklärt werden, und das Programm wird von der Geschäftsleitung voll unterstützt. Wenn möglich, sollte ein Mitglied der Geschäftsleitung das Treffen leiten.

Planen

Es sollte ein umfassender Plan entwickelt werden, um ein Vertragsverwaltungssystem zu implementieren, das gewährleistet, dass alle betroffenen Abteilungen einer Organisation sich auf die Bereitstellung eines kostengünstigen Ansatzes für die Verwaltung von Verträgen konzentrieren.

Personal

Einer Person in der Organisation sollte die Verantwortung für das Vertragsmanagement zugewiesen werden. Dies ist oft der Einkaufsleiter. Ein Projektplan für die Implementierung eines Vertragsmanagementsystems sollte von einer Person entwickelt werden, der die Verantwortung dafür übertragen hat, dass ein System korrekt, pünktlich und im Rahmen des Budgets implementiert wird. Der Plan sollte die zu erledigenden Aufgaben festlegen, wer für die Aufgabe und den geplanten Fertigstellungstermin verantwortlich ist.

Verarbeiten

Durch die Dokumentation eines Vertragsverwaltungsprozesses wird sichergestellt, dass alle im Unternehmen Verträge auf dieselbe Weise abwickeln. Geben Sie einen Arbeitsablauf an, welche Person oder Abteilung für den Abschluss jedes Schrittes des Arbeitsablaufs verantwortlich ist und wie Arbeitsablaufausnahmen behandelt werden.

Ausbildung

Die für das Vertragsmanagement zuständigen Mitarbeiter der Abteilung sollten in den Vertragsverwaltungsprozessen des Unternehmens, den verwendeten Bedingungen und den Richtlinien für die Funktion geschult werden.

Standards

Vertragsmanagement-Standards entwickeln. Diese Standards sollten die Aufrechterhaltung einer genauen Dokumentation für das Anfangs- und Enddatum eines Vertrags sowie die Beibehaltung vollständiger Vertragszusätze einschließen, wobei Änderungen der vertraglichen Vereinbarung, beispielsweise die Verlängerung eines Servicevertrags, zu beachten sind.

Messung

Legen Sie Metriken fest, um die Wirksamkeit der Vertragsmanagementfunktion in einer Organisation zu messen und zu bewerten. Solche Messgrößen würden die Genauigkeit der Vertragsvorbereitung sowie die Zeit für das Abrufen und Referenzieren von Verträgen einschließen, wenn dies erforderlich ist.

Auditing

Die Vertragsverwaltung sollte regelmäßig anhand einer Audit-Checkliste überprüft werden. In der Prüfliste sollte festgelegt werden, was zu prüfen ist und was insbesondere mit den erwarteten Ergebnissen zu prüfen ist, die den Vertragsauditstandards entsprechen.