Effektives Schreiben der Geschäftskommunikation

Wenn Sie jemals ein Memo mit Tippfehlern und grammatikalischen Fehlern erhalten haben, neigen Sie dazu, die Nachricht im Memo abzulehnen. Oder wenn das Memo zu lang ist und die Aufgabe nicht angemessen und klar umrissen wird, werden Sie verwirrt sein, was von Ihnen und Ihren Teamkollegen erwartet wird. Effektives Business Writing ist ebenso wichtig wie die mündliche Kommunikation und kann sich auf Produktivität und Gewinn auswirken.

Kenne deine Zuhörer

Ein detailliertes Schritt-für-Schritt-Dokument für einen Projektplan wird anders als ein an eine Interessentenliste verschickter Verkaufsbrief geschrieben. Der erste Schlüssel zum erfolgreichen Business Writing ist es, Ihre Zielgruppe zu kennen. Dies wirkt sich nicht nur auf die eigentlichen Wörter aus, sondern auch auf den Ton Ihres Schreibens. Der Ton eines detaillierten Plans wird präzise, ​​logisch und auf den Punkt gebracht. Ein Verkaufsbrief wird emotionaler und überzeugender sein.

Formate

Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationssoftware hat Schreibmaschinen viele Schreibformate zur Verfügung gestellt. Die Wahl des Formats ist wichtig und kann Ihnen helfen, Ihre Nachricht besser zu kommunizieren. Der Projektplan wird höchstwahrscheinlich zumindest teilweise durch die Verwendung von Tabellenkalkulationen kommuniziert, während ein Verkaufsbrief in der Regel nicht länger als eine Seite ist und in den Briefkopf des Unternehmens eingefügt wird.

Komposition und Stil

Wenn Sie tatsächlich mit dem Schreiben beginnen, gibt es Überlegungen zur Komposition und zum Stil, die den Prozess unterstützen. Das Erstellen einer Gliederung - besonders nützlich, wenn Sie ein langes Dokument schreiben - trägt dazu bei, Ihre Aufgabe in überschaubare Informationen aufzuteilen, die letztendlich für Ihr Publikum besser lesbar sind. Verwenden Sie eine einfache Sprache, die für alle, die Ihr Stück lesen, verständlich ist. Stellen Sie sicher, dass Ihr Hauptthema nicht in Ihrer Rhetorik verloren geht. Alles, was Sie schreiben, sollte das Hauptthema unterstützen, damit Ihre Nachricht nicht verloren geht.

Leserfreundliche Dokumente

Kurze Absätze kommunizieren besser als längere und Kopfzeilen müssen die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich ziehen. Durch das Hinzufügen von Grafiken und Diagrammen, die mit der heutigen Software wieder einfach sind, wird der Text aufgeschlüsselt und das Verständnis erhöht.

Achten Sie auf Ihre Grammatik

Nichts wirkt unprofessioneller als ein Dokument mit grammatikalischen Fehlern und Rechtschreibfehlern. Selbst bei Rechtschreib- und Grammatikprüfungen in heutigen Softwareprogrammen ist es leicht, Fehler in einem Dokument zu haben, die die Nachricht des Dokuments beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass Sie das, was Sie geschrieben haben, aus der Perspektive Ihres Lesers durchlesen und sicherstellen, dass der Buchstabe perfekt ist. Überprüfen Sie auch auf Unklarheiten. Eine klare, direkte Sprache hilft sicherzustellen, dass Ihre Nachricht verstanden wird.