Aufgaben einer Rezeptionistin

Die Einstellung einer Rezeptionistin als Gesicht Ihres Unternehmens beginnt mit einer gut ausgearbeiteten Stellenbeschreibung, in der die Aufgaben der Stelle beschrieben werden. Fügen Sie in die Jobbeschreibung die typischen Verantwortlichkeiten ein, die von Empfangsdiensten gefordert werden, aber zögern Sie nicht, Aufgaben hinzuzufügen, die für Ihr Unternehmen von besonderer Bedeutung sind, z. B. die Abwicklung der Einführungsunterlagen, wenn neue Kunden zum ersten Mal eintreffen. Solange die Stellenbeschreibung im Voraus klar ist und die Pflichten an ein faires Entgelt gebunden sind, kann es Ihnen helfen, die perfekte Person für den Job zu finden.

Grußbesucher

Eine der grundlegenden Aufgaben einer Rezeptionistin ist die Begrüßung der Besucher. Die Rezeptionistin ist die erste und manchmal einzige Person, die Besucher Ihres Geschäfts oder Büros treffen können. Obwohl dies eine Einstiegsrolle ist, muss ein erfolgreicher Empfangsmitarbeiter sowohl ein hervorragender Kommunikator als auch ein starker Administrator sein, der bequem mit Personen aller Überzeugungen und beruflichen Ebenen interagieren kann.

Wenn die Gäste ankommen, sollte sie die Rezeption an der Rezeption herzlich willkommen heißen, manchmal nehmen sie ihre Mäntel, stellen Erfrischungen zur Verfügung und beantworten grundlegende Fragen zum Geschäft, z. B. Öffnungszeiten. Die Empfangsdame sollte es sich zur Aufgabe machen, sachkundig genug zu sein, um eine kurze Erläuterung der Produkte und Dienstleistungen zu geben, die Ihr Unternehmen anbietet.

Neben der persönlichen Begrüßung ist eine Rezeptionistin für die Beantwortung aller eingehenden Anrufe verantwortlich. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollte die Rezeptionistin in Ihrem Telefonsystem dafür ausgebildet sein. Angefragte Anrufe werden von der Empfangsdame an den richtigen Empfänger weitergeleitet und nach Bedarf angenommen und weitergeleitet.

Mail verteilen

In einigen Unternehmen beaufsichtigt eine Rezeptionistin die Verteilung eingehender und ausgehender Post. Wenn Post ankommt, sortiert sie die Rezeptionistin aus, eliminiert Junk-Mail und identifiziert Teile mit der höchsten Priorität. Die Mail wird gemäß den Unternehmensrichtlinien verteilt. Eine Empfangsdame an der Rezeption kann entweder jedes Poststück direkt an ihren Empfänger ausliefern oder die Pakete in einem geeigneten Postfach für Postämter ablegen. Die Rezeptionistin unterschreibt bei Ankunft auch Prioritäts- oder Übernachtungspakete.

Täglich bereitet die Rezeptionistin Postausgang für die Abholung durch den Postdienst oder einen Nachtkurier vor. Wenn eine Einzelperson oder ein Unternehmen Dokumente in Eile benötigt, kontaktiert der Rezeptionist einen Kurierdienst und gibt alle erforderlichen Anweisungen.

Verwaltungsaufgaben

Ein Rezeptionist an der Rezeption kann auch eine Reihe von Bürotätigkeiten ausführen, darunter das Erstellen von Korrespondenz, das Vorbereiten von Finanzkalkulationstabellen und das Erstellen von Präsentationen. Die Verwaltung der Kalender von Mitgliedern des Senior-Teams und die Vorbereitung von Geschäftsreisen können ebenfalls von der Rezeption an der Rezeption in kleinen oder mittleren Unternehmen übernommen werden. Die Rezeptionistin ist manchmal auch mit der Bestellung von Büromaterial, der Archivierung von Dokumenten, dem Erstellen von Fotokopien und dem Senden und Empfangen von Faxen beauftragt. In einigen Fällen kann die Person, die vor der Tür sitzt, auch leichte Buchhaltungsaufgaben ausführen.