Müssen alle Arbeitgeber ein W-2 einreichen?

Wenn ein Kleinunternehmer eine Einzelunternehmung führt, sind die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Besteuerung relativ einfach. Wenn der Eigentümer mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnt, werden die Vorschriften viel komplexer. Unternehmen benötigen nicht nur eine Arbeitgeber-ID-Nummer für Steuern, sondern müssen auch für ihre Mitarbeiter Quellensteuern einlegen. Dies erfordert häufig das Internal Revenue Service (IRS) -Formular W-2, eines der am häufigsten verwendeten Steuerdokumente. Ein W-2 ist jedoch nicht allgemein erforderlich und kann von den Umständen abhängen.

W-2-Formulare

Ein W-2-Formular wird als Lohn- und Steuererklärung bezeichnet. Die offizielle Version ist ein sechsteiliges Formular auf einer einzigen Seite mit identischen Abschnitten für Parteien wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Das Formular zeigt, wie viel das Unternehmen dem Arbeitnehmer bezahlt hat und wie viel Geld für Steuern wie Sozialversicherung und Medicare einbehalten wurde. Das Unternehmen muss dieses Formular einreichen und die erforderlichen Kopien an die Mitarbeiter senden.

Verwendet

In der Regel muss der W-2 verwendet werden, wenn der Arbeitgeber Angestellte hat und diesen einen Lohn zahlt. Jeder Arbeitnehmer, der ein Angestellter ist (und nicht etwa ein Auftragnehmer), muss das Formular W-2 erhalten, unabhängig davon, wie viel oder wie wenig er arbeitet oder wie er bezahlt wird, z. B. durch Gehalt, Lohn oder Prämien. Das W-2 ist das einzige Hauptdokument, das sowohl die Sozialversicherungsnummer als auch die für ein Steuerjahr gezahlten Medicare-Gehälter enthält.

Ausnahmen

Es gibt einige Ausnahmen. Der Schlüssel ist, wie ein Mitarbeiter definiert wird. Es gibt sehr spezifische Regeln, die einige festlegen, die für eine Teilzeitbeschäftigung eines Unternehmens im Rahmen einer Vertragsvereinbarung tätig sind, und eine Person, die tatsächlich ein Angestellter ist. Es werden jedoch mehrere Richtlinien verwendet. Wenn ein Unternehmen nicht genau kontrolliert, wie, wo oder wann ein Arbeitnehmer seine Aufgaben erfüllt, kann er als Auftragnehmer betrachtet werden und ist für seine eigenen Steuerzahlungen verantwortlich. Ein W-2s wird in diesem Fall nicht verwendet.

1099s

Wenn kein W-2-Formular verwendet wird, handelt es sich bei dem alternativen Formular um ein 1099-Dokument, das als Independent Contractors-Dokument bezeichnet wird. Dies schließt viele der gleichen Informationen wie ein W-2 ein, zeigt jedoch keine Quellensteuer für Steuern, da Auftragnehmer nicht der Quellensteuer unterliegen.