Unterschiedliche Geschäftsprozesse für Kredite

Untersuchen Sie die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung in fünf verschiedenen Unternehmen, und Sie werden wahrscheinlich fünf verschiedene Wege finden, um Rückerstattungszahlungen von Lieferanten und Mitarbeitern abzuwickeln. Die Praktiken der Kreditorenbuchhaltung können je nach Anforderung und Toleranz für die Abweichungsverarbeitung variieren. Einige allgemein anerkannte Prinzipien definieren jedoch die verfügbaren Kernmethoden. Durch das Verständnis dieser Praktiken können Manager feststellen, welche Prozesse für Kreditorenbuchhaltung für ihr Unternehmen am besten geeignet sind.

Zwei-Wege-Match

Der Zwei-Wege-Prozess der Verbindlichkeit von Match-Accounts ist am besten für wiederkehrende Zahlungen geeignet. Eine Bestellung wird für eine bestimmte Anzahl von Zahlungen zu einem bestimmten Betrag innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschrieben. Es ist kein Empfangsdokument erforderlich, und alle Rechnungen werden bezahlt, wenn sie am oder nach dem Fälligkeitsdatum der Bestellung bis zum Gesamtwert der Bestellung vorgelegt werden. Feste monatliche Zahlungen wie Miete oder geplante Dienstleistungen wie Landschaftspflege sind gute Kandidaten für diese Methode.

Drei-Wege-Match

Im Allgemeinen wird für physisch gelieferte Waren ein dreifacher Vergleich verwendet, der eine Rechnung mit einem Bestellvertrag und der tatsächlich erhaltenen Ware vergleicht. Wenn alle drei Positionen übereinstimmen, wird eine Verbindlichkeit erfasst und die Zahlung wird innerhalb der Netto-Zahlungstermine der Bestellung festgelegt. Wenn zum Beispiel bei einer Bestellung bis zum 1. Mai 100 Stück zu einem Preis von 10 USD pro Stück fällig sind und am 30. April eine Lieferung von 100 Stück erfolgt, wobei die Zahlungsbedingungen netto 30 betragen, wird eine nachfolgende Rechnung, die für 1.000 USD vorgelegt wird, für Mai zur Zahlung angesetzt 31. Dokumente, die nicht übereinstimmen, werden abgelehnt oder benötigen eine besondere Genehmigung für Zahlungsabweichungen. Dieser dreifache Verifizierungsprozess soll strikte Zahlungskontrollen ermöglichen.

Vier-Wege-Match

Der Vier-Wege-Übereinstimmungsprozess ist derselbe wie der Drei-Wege-Übereinstimmungsvorgang mit dem hinzugefügten Schritt der Materialprüfung. Sobald die Waren eingetroffen sind, werden sie geprüft, um die Einhaltung der Bestellspezifikationen zu bestätigen. Wenn die Wareneingangsprüfung bestanden wird, werden Rechnung, Bestellung, Beleg und Prüfbelege für die Zahlungsabwicklung innerhalb der Nettozahlungsbedingungen angeglichen. Dies ist der zeitaufwendigste aller Kreditorenprozesse und sollte nur verwendet werden, wenn eine strenge Inspektionsprüfung erforderlich ist.

Bezahlen Sie bei Erhalt innerhalb der Nettobedingungen

Das Grundprinzip der Zahlung bei Erhalt innerhalb der Zahlungsbedingungen setzt die Bestellung zwischen zwei Parteien als maßgebliches Dokument für die Zahlung fest; Daher ist kein Rechnungsabgleich erforderlich. Sobald das Produkt bei uns eingegangen ist, wird eine automatisierte Verbindlichkeit der Verbindlichkeiten erfasst und zur Zahlung innerhalb der Nettobedingungen direkt aus der Bestellung geplant. Da Rechnungen nicht für die Überprüfung des Einzelpreises verwendet werden, müssen bei der Bestellung der Bestellung strenge Qualitätskontrollen durchgeführt werden, da die Zahlung zum genauen Preis im Kaufvertrag erfolgt.

Keine Übereinstimmung mit genehmigter Rechnungszahlung

Für Ad-hoc-Rechnungszahlungen oder Rückerstattungen von Mitarbeitern setzen viele Unternehmen eine No-Match-Methode ein, die nur eine entsprechende Signaturberechtigung zum Protokollieren einer Rechnung zur Zahlung innerhalb der angegebenen Bedingungen erfordert. Beispiele für diese Art von Zahlungen sind die Reisekostenerstattung von Mitarbeitern oder Rechnungen, die von einem Berater für ein erstes Meeting vorgelegt werden. Diese offene Richtlinie erfordert eine strikte Signaturkontrolle, um das Risiko betrügerischer Zahlungen zu vermeiden.

Toleranz und Zahlungsabwicklung

Neben dem Abgleich können andere Kreditorenprozesse eingeführt werden, um Toleranzen für die Verarbeitung von Abweichungen in Stückkosten, Menge und Fälligkeitsterminen festzulegen. Zum Beispiel können Mengenquittungstoleranzen so eingestellt werden, dass eine Abweichung von 10 Prozent möglich ist, wodurch eine Zahlung von 110 Stück gegen eine ursprünglich für die Lieferung einer Menge von 100 geschriebene Bestellung ermöglicht wird. Ähnliche Toleranzen können für den Liefertermin oder Kostenabweichungen - oder eine beliebige - angegeben werden Kombination von Toleranzen oder übereinstimmenden Richtlinien für ein bestimmtes Unternehmen.