Der beste Weg für HR, eine W-4 zu erklären

Ihre Mitarbeiter müssen ihre W-4-Formulare korrekt ausfüllen und zeitnah an die Personalabteilung senden. Das Formular kann jedoch verwirrend sein. Daher ist es am besten, wenn Mitarbeiter der Personalabteilung allen neuen Mitarbeitern erklären, wie wichtig es ist, das Formular korrekt auszufüllen.

Trainingsmethode

Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig beschäftigt werden, können Sie das Formular allen Mitarbeitern gleichzeitig erklären. Wenn sie zu unterschiedlichen Zeiten eingestellt werden, erläutern Sie jedem das Formular getrennt. Geben Sie die Informationen persönlich weiter, anstatt sich ausschließlich auf elektronische Tutorials oder gedruckte Handbücher zu verlassen. So können die Mitarbeiter vor Ort Fragen stellen und Antworten erhalten.

Zulagen

Verdeutlichen Sie die Bedeutung von Zertifikaten im W-4. Erklären Sie, dass Berechtigungen ihr zu versteuerndes Einkommen senken, und wenn sie mehr geltend machen, als sie berechtigt sind, könnten sie dem Internal Revenue Service zugestanden werden. Gehen Sie die Zeilen A bis G des Arbeitsblatts Personal Allowances mit jedem Mitarbeiter durch, um die genaue Gesamtsumme für Zeile H des Arbeitsblatts und letztendlich für Zeile 5 des Abschnitts "Quellensteuerzertifikat" für Mitarbeiter des W-4 zu ermitteln.

Anmeldestatus

Geben Sie an, wie sich der Einreichungsstatus auf das Zurückhalten auswirkt. Der Einzelstatus ist die höchste Steuerklasse und der Ehestand ist der niedrigste. Wenn ein verheirateter Angestellter mehr Steuer einbehalten möchte, weil sowohl er als auch sein Ehepartner arbeiten, kann er die Option "Verheiratet, aber mit höherem Einzelsatz" wählen. Er sollte den entsprechenden Anmeldestatus in Zeile 3 des Quellensteuerzertifikats prüfen.

Von der Quellensteuer befreit

Geben Sie die Bedingungen an, unter denen Mitarbeiter einen Befreiungsanspruch von der Quellensteuer geltend machen können, und wie das Formular ausgefüllt werden muss, wenn sie dazu berechtigt sind. Ab 2013 kann eine andere Person, die den Arbeitnehmer als abhängig von seiner Steuererklärung geltend machen kann, ein Einkommen von mehr als 1.000 US-Dollar und ein nicht verdientes Einkommen von über 350 US-Dollar enthalten, keine Befreiung in Zeile 7 des Formulars beanspruchen.

Zweite Seite

Während einige Mitarbeiter möglicherweise nur Seite 1 des W-4 ausfüllen müssen, müssen andere möglicherweise auch Seite 2 ausfüllen. Erläutern Sie die Bedingungen für die Inanspruchnahme von Abzügen und Anpassungen auf Seite 2, die sich auf den Betrag auswirken, den Mitarbeiter in den Zeilen H des Arbeitsblatts und in Zeile 5 der ersten Seite beanspruchen sollten. Wenn Beschäftigte mehr als einen Job haben oder wenn sie und ihr Ehepartner arbeiten, sollten sie das Arbeitsblatt Zwei-Verdiener / Mehrere Jobs ausfüllen, was zu einem zusätzlichen Einbehaltungsbetrag führt, der in Zeile 6 von Seite 1 angezeigt wird.

W-4 Konsequenzen

Erläutern Sie die Strafen, wenn Sie das Formular falsch ausfüllen oder gar nicht absenden. Wenn im ersten Fall zu viele Zulagen geltend gemacht werden, kann der IRS die Einbehaltung des Mitarbeiters auf Richtigkeit überprüfen und Ihnen möglicherweise einen Sperrbrief senden, um die Einbehaltung auf den korrekten Betrag zu ändern. Im letzteren Fall müssen Sie in der höchsten Steuerklasse des Einzelstatus mit Nullzulagen einbehalten, bis der Mitarbeiter das Formular abarbeitet. Die IRS kann auch Angestellte, die falsche Informationen auf ihren W-4s hinterlegt haben, mit einer Strafe von 500 USD belasten.

Überlegungen

Fordern Sie die Mitarbeiter auf, ihre W-4 jedes Jahr zu überprüfen und, falls zutreffend, rechtzeitig eine neue einzureichen, damit die Abrechnung erfolgen kann. Verweisen Sie sie auf den Online-Quellensteuerrechner von IRS, der ihnen dabei helfen kann, das Formular korrekt auszufüllen, damit sie die Bundeseinkommensteuer nicht zu viel oder zu wenig bezahlen.