Welches ist zu verwenden: Excel oder Zugriff für einen Finanzbericht?

Microsoft Excel und Microsoft Access speichern beide Daten, die zum Schreiben eines Finanzberichts verwendet werden. Excel bietet jedoch mehr integrierte Optionen zum schnellen Erstellen eines Berichts aus einer kleinen Menge von Finanzdaten. Der Zugriff ist besser geeignet, wenn sehr große Datenmengen kombiniert werden müssen, um einen komplexen Bericht zu erstellen.

Flache und relationale Datenbanken

Excel ist ein Spreadsheet-Softwareprogramm und Access ist ein Datenbanksoftwareprogramm. Beide können jedoch zum gleichartigen Speichern von Daten verwendet werden. Eine "flache" Datenbank speichert eine einzelne Tabelle mit Datenfeldern in jedem Datensatz. Diese sind funktional identisch mit den Spalten und Zeilen einer Tabelle. Eine "relationale" Datenbank verbindet mehrere Datentabellen miteinander und verwendet Informationen in der ersten Tabelle, um Informationen aus anderen Tabellen zusammenzustellen, beispielsweise den Gesamtumsatz aller Geschäfte in einem bestimmten Bereich. Relationale Datenbanken ähneln Excel-Arbeitsmappen, die mehrere Arbeitsblätter enthalten, sind jedoch im Allgemeinen flexibler und leistungsfähiger.

Struktur auswählen

Flache Datenbanken und Arbeitsblätter für Einzelblätter sind die häufigste Art von Struktur in Access und Excel, da die meisten Projekte nicht über genügend Daten oder Komplexität verfügen, um eine relationale Datenbank oder Struktur mit mehreren Blättern zu erfordern. Wenn Ihr Unternehmen jedoch große Datenmengen kombinieren muss, ist eine relationale Datenbank effizienter. Wenn in einem Finanzbericht Daten auf verschiedene Weise summiert und gemittelt werden, z. B. nach Aufgliederung nach Region und Verkaufstyp, oder wenn der Bericht Daten aus mehreren Quellen sammeln muss, vereinfacht eine relationale Datenbank den Prozess bei korrekter Einrichtung. Während Excel relationale Datenbankfunktionen zulässt, bietet Access leistungsfähigere und automatisierte Methoden für die Arbeit mit dieser Struktur.

Vorlagen

Excel und Access enthalten beide vordefinierte Layouts und Datenbankstrukturen für allgemeine Geschäftsanforderungen. Nachdem Sie sich überlegt haben, ob Sie eine flache oder relationale Datenbank benötigen, überprüfen Sie die enthaltenen Vorlagen und Datenbanken, um zu sehen, ob eine davon den Anforderungen entspricht, die Sie zum Speichern und Berichten Ihrer Daten benötigen. Die Demonstration dessen, was in jeder Struktur enthalten ist, enthält Details, mit denen Sie feststellen können, ob Ihre Datenanforderungen besser für die Speicherung in Excel oder Access geeignet sind.

Software auswählen

Sowohl Access als auch Excel sind hochkomplexe Anwendungen, für die ein jahrelanges Lernen erforderlich ist. Excel bietet jedoch einen einfachen Einstieg, da die Grundkenntnisse in der Tabellenkalkulation ausreichen, um mit dem Programm zu beginnen. Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, welche Anwendung für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist, beginnen Sie mit einer Excel-Vorlage und prüfen Sie, ob sie mit Ihren Rohdaten gut funktioniert. Wenn Sie häufig neue Blätter erstellen oder komplexe Berechnungen erstellen müssen, wechseln Sie zu einer Access-Datenbank und importieren Sie die bereits erstellten Blätter in Excel. Der Zugriff erfordert normalerweise mehr Arbeit beim Entwerfen des Layouts des Endprodukts, spart jedoch Arbeit beim Erstellen der Formeln, die den Bericht erstellen.