Was ist ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem?

Das Verwalten von Dokumenten und Akten in Papierform ist für ein Unternehmen eine teure Angelegenheit. Dokumente müssen in Aktenordner eingelegt und in einem teuren Aktenschrank abgelegt werden, und Büroimmobilien müssen zur Aufbewahrung bereitgestellt werden. Wenn eine Datei benötigt wird, muss sie abgerufen und erneut abgelegt werden. Aufgrund dieser Probleme haben viele Unternehmen ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem entwickelt. Viele Systeme sind verfügbar, aber alle bieten ähnliche Funktionen.

Ankunft Scan

Wenn ein Dokument in einem Büro ankommt, das ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem verwendet, wird es mit einem Bulk-Scanner gescannt. Diese Scanner funktionieren ähnlich wie ein Fotokopiergerät mit einem Einzelblatteinzug, der mehrere Seiten gleichzeitig verarbeiten kann. Nachdem das Dokument gescannt wurde, weist ein Angestellter ihm einen Namen, eine Dateinummer oder einen anderen Tracking-Code zu. Nachdem ein elektronisches Dokument erstellt wurde, kann das ursprüngliche Papierdokument geschreddert werden.

Dokumentenverwaltungssoftware

Zur Verwaltung und Speicherung jeder einzelnen Datei wird eine spezielle Dokumentenverwaltungssoftware verwendet. Diese Tools vereinfachen den Speicher- und Abrufprozess durch die Verwendung einer leistungsstarken optischen Zeichenerkennung, die den Inhalt jedes Dokuments liest. Diese Informationen werden als Teil der elektronischen Datei gespeichert, sodass der Inhalt jedes in der Datenbank gespeicherten Dokuments durchsucht werden kann. Mitarbeiter können nach allen Dokumenten eines bestimmten Kunden suchen, die bestimmte Schlüsselwörter oder eine andere Variable enthalten. Was normalerweise Stunden eines Dateikaufmanns in Anspruch nehmen würde, kann nun von jedem innerhalb weniger Minuten erledigt werden.

Elektronisches Routing

Nachdem das Dokument gescannt wurde, kann der Sachbearbeiter das Dokument zur Überprüfung an alle Mitarbeiter der Organisation weiterleiten. In einer traditionellen Papierumgebung musste die Datei manuell übermittelt werden. Es war üblich, dass Akten verloren gingen oder tagelang oder wochenlang auf den Schreibtischen des Angestellten schmachten, was für andere nicht verfügbar war. Dokumentenverwaltungssysteme ermöglichen die sofortige Überprüfung durch alle Personen in der Organisation. Jedes Dokument kann sofort zwischen den Mitarbeitern weitergeleitet werden, auch zwischen Ämtern und Regionen.

Verbesserte Sicherheit

Jedes elektronische Dokument kann mit einem erweiterten Sicherheitsprotokoll geschützt werden, das dem von Banken verwendeten ähnlich ist. Dokumente können geschützt werden, sodass nur bestimmte Mitarbeiter auf bestimmte Informationen zugreifen können. Gesperrte Aktenschränke werden durch passwortgeschützte Sicherheitssysteme ersetzt, die die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Informationen in falsche Hände geraten. Die Personalabteilung kann sicher sein, dass vertrauliche Informationen vollständig geschützt bleiben, während der Vertrieb Dokumente speichern kann, die jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

Off-Site-Backup

Die Dokumentendatenbank kann problemlos auf jedem Gerät gespeichert werden. Das primäre Speichergerät befindet sich häufig im Hauptbüro des Unternehmens, oft auf einem Server in der Abteilung für Informationstechnologie. Die Daten können auch leicht gesichert und außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Dies ist eine enorme Verbesserung gegenüber Papierakten, die leicht durch Wasserschäden oder Feuer zerstört werden können. Die Aufbewahrung einer vollständigen Kopie einer Dokumentendatenbank außerhalb des Standorts bietet einen hervorragenden Geschäftskontinuitätsplan, der sicherstellt, dass wichtige Informationen nicht durch eine Katastrophe verloren gehen.