Welche Beschäftigungsformulare sind für die Einstellung erforderlich?

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter ist es für die Personalabteilung wichtig, bestimmte Formulare für die Einstellung bereitzustellen. In den Vereinigten Staaten muss ein Mitarbeiter ein W-4 und ein I-9 oder das Formular "Employee Eligibility Verification" ausfüllen. Mitarbeiter müssen ihren Arbeitgebern auch eine Sozialversicherungsnummer (SSN) zeigen. Mitarbeiter, die nicht über ein SSN verfügen, müssen das Formular SS-5 ausfüllen, um eine Sozialversicherungskarte beantragen zu können.

Sozialversicherungsnummer

Laut Internal Revenue Service ist eine Sozialversicherungskarte erforderlich. Die Mitarbeiter müssen vor Beginn ihrer Arbeit eine Originalkopie ihrer Sozialversicherungskarten mitbringen. Einige Arbeitgeber warten nur bis zum ersten Arbeitstag des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass jede neue Einstellung eine Sozialversicherungsnummer hat. Die meisten Arbeitgeber machen eine Fotokopie der Sozialversicherungskarte des Arbeitnehmers und bewahren diese auf.

I-9 Formular

Alle Bürger und Nicht-Bürger der Vereinigten Staaten müssen ein I-9-Formular oder ein Formular zur Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit ausfüllen. Dieses Dokument beweist, dass sie das Recht haben, in diesem Land zu arbeiten. Der Mitarbeiter muss seinen Namen, seine Adresse, sein Geburtsdatum und seine Sozialversicherungsnummer auf dem I-9-Formular ausfüllen. Der Arbeitgeber wird die Arbeitserlaubnis für Ausländer prüfen und die Dokumentennummer und das Ablaufdatum aufschreiben. Das Dokument muss sowohl vom neuen Mitarbeiter als auch von einem Unternehmensvertreter unterzeichnet werden.

W-4 Formular

Das W-4-Formular bestimmt, wie viel Steuer vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einbehalten wird. Der neue Angestellte verwendet das Formular W-4, um seine persönlichen Zulagen zu melden, einschließlich Abzugsposten, die er für sich selbst, seinen Ehepartner und Angehörige oder Kinder geltend machen kann. Je mehr Abzüge ein Mitarbeiter geltend macht, desto weniger Steuern werden für jeden Gehaltsscheck erhoben. Nachdem der Mitarbeiter seine Abzüge geltend gemacht hat, muss er das W-4-Formular unterschreiben und datieren.

W-5 Formular

Ein Angestellter hat das Recht, Zahlungen für "Advance Earned Income Credit" zu beantragen, für die er qualifiziert ist. Um sich zu qualifizieren, muss der Mitarbeiter ein W-5-Formular einreichen. Ab 2010 kann ein Mitarbeiter die Gutschrift beantragen, wenn er pro Jahr weniger als 35.535 USD (bei gemeinsamer Anmeldung 40.545 USD) verdient und mindestens einen unter 19-Jährigen hat, so der Internal Revenue Service. Im Jahr 2010 darf ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer jedoch nur maximal 1.830 $ Einkommensvorauszahlungen pro Jahr auf seinem Gehaltsscheck gutschreiben.

Drug Screening-Bericht

Drogenmissbrauch kann für die Arbeitgeber möglicherweise kostspielig sein. Menschen, die Drogen konsumieren, können oft verspätet sein, nicht zur Arbeit erscheinen, Ärger verursachen und sogar stehlen. Daher benötigen einige Unternehmen Drogentests vor der Einstellung eines Mitarbeiters. Diese Drogentests dienen zum Testen von fünf oder zehn großen Straßendrogen wie Marihuana (THC), Kokain, PCP, Opiaten (wie Codein) und Amphetaminen. Drug Screenings können dazu beitragen, Arbeitgeber daran zu hindern, Menschen mit Drogenproblemen einzustellen. Formulare aus diesen Arzneimitteluntersuchungen werden normalerweise direkt an das Unternehmen gesendet.