Was sind Hauptbuchcodes?

Hauptbuchcodes sind Zahlen, die Sie verschiedenen Lastschrift- oder Gutschriftenbuchungen zuordnen, um die Buchhaltung einfacher und funktionaler zu gestalten. Durch das Zuweisen von Zahlen zu verschiedenen Arten von Verbindlichkeiten oder Forderungen können Sie weniger Zeit für die Dateneingabe aufwenden, Ihre Informationen schnell sortieren und einfache Berichte erstellen, die Sie einmal oder häufig verwenden können.

Hauptbuch

Ein Hauptbuch ist eine einfache Auflistung Ihrer tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben. Im Gegensatz zu einem Budgetblatt, in dem Ihre erwarteten Einnahmen und Ausgaben aufgeführt sind, oder in einem Bericht über Forderungen oder Verbindlichkeiten, aus dem hervorgeht, was Sie schulden oder schulden, erfasst ein Sachkonto Transaktionen nur dann, wenn sie geschehen. Selbst wenn Sie nur ein einziges Bankkonto für Ihr Unternehmen verwenden, ist es eine gute Idee, ein Hauptbuch aufzubewahren, um Fehler zu erkennen, die Sie oder Ihre Bank möglicherweise machen. Führen Sie dazu einen monatlichen Abgleich durch oder vergleichen Sie Ihr Konto mit Ihrem Kontoauszug. Wenn Sie ein Girokonto, eine Kreditkarte und eine Kreditlinie verwenden, um die Rechnungen Ihres Unternehmens zu bezahlen, können Sie Ihre gesamten Ausgaben in einem Dokument zusammenfassen.

Ledger-Codes

Ledger-Codes sind Zahlen, die Sie zur Bezeichnung einer Verbindlichkeit oder Forderung nach Typ verwenden. Beispielsweise können Sie Ihre Telefonzahlungen mit einem Code von 100 festlegen. Ihre Stromzahlungen sind möglicherweise 101. Sie können Ihr Dokument jederzeit nach dem Hauptbuchcode sortieren, um zu sehen, wie viel Sie für Telefone oder Dienstprogramme bezahlt haben.

Codierung

Die einfachste Möglichkeit, Hauptbuchcodes zuzuweisen, besteht darin, mit einer Ziffer, wie z. B. 100, zu beginnen, wobei jeder nachfolgenden Kredit- oder Lastschriftkategorie Ziffern zugewiesen werden, die der Zahl eine weitere Ziffer hinzufügen. In diesem Fall wären Ihre ersten fünf Codes 100, 101, 102, 103 und 104. Um Ihren Codes hilfreicher zu gestalten, weisen Sie den Ziffern eine bestimmte Bedeutung zu, um das Sortieren zu erleichtern. Beginnen Sie beispielsweise alle Debit-Kategorien mit der Ziffer 1 und alle Kreditkategorien mit der Ziffer 2. Ihre ersten beiden Debit-Codes können 100 und 101 sein, und Ihre ersten beiden Kredit-Codes sind 200 und 201. Dadurch können Sie alle schnell finden Ihrer Lastschriften oder Gutschriften. Fügen Sie zusätzliche Zahlen hinzu, um andere Einnahmen- und Ausgabenkategorien zu gruppieren.

Codierungsbeispiele

Wenn Sie Printanzeigen auf Zeitschriften und Banner auf Ihren Websites verkaufen und Ihre Vertriebsliste mieten, können Sie alle Druckeinnahmen mit der Ziffer 2 nach Ihrer ersten Kreditcodezahl, Ihre Bannereinnahmen mit einer 3 und Ihre Listennummer mit einer 4 angeben In diesem Fall wäre Ihr Eintrag für Printwerbung 120, für Bannerwerbung 130 und für Listenmiete 140. Sie können dies weiterhin erweitern. Wenn Sie beispielsweise Farb- und Schwarzweiß-Druckanzeigen verkaufen, können Sie die dritte Ziffer Ihres Codes als 1 für Farbanzeigen und 2 für Schwarzweiß-Anzeigen festlegen. Wenn Sie vierstellige Codes verwenden, lautet der Code für Farbdruckanzeigen 1210 und der Code für Schwarzweiß-Anzeigen 1220. Damit können Sie schnell Ihre gesamten Druckverkäufe ermitteln und ermitteln, wie viel aus Farbanzeigen stammt.

Namen Vs. Ziffern

Schließen Sie beides anstelle von Ledger-Codes für beschreibende Wörter ein. Selbst wenn Sie wissen, dass der Ledger-Code 130 Bannerwerbungseinkommen bedeutet, kann ein neuer oder ersetzender Buchhalter oder Steuerberater Ihre Codes nicht kennen. Wenn Sie oder ein vorübergehender Buchhalter versehentlich Ihre Einträge falsch geschrieben haben, können Sie durch das Anschließen von Wörtern schnell Fehler beheben.

Sortierung / Summe / Mittelwertbildung

Sie können nicht nur Ledger-Codes für die Ausführung von einmaligen Berichten verwenden, sondern auch Summen und Durchschnittswerte für Ertrags- und Aufwandskategorien erstellen. Dadurch werden Echtzeitaktualisierungen erstellt, wenn Sie einen Eintrag vornehmen. Wenn Sie beispielsweise Ihre gesamten Telefonausgaben oder die durchschnittlichen monatlichen Büromaterialkosten mit den Zellen „Gesamt“ und „Durchschnitt“ erfassen, können Sie Ihre aktuelle Leistung mit Ihrem Budget vergleichen, ohne separate Berichte erstellen zu müssen.

Beispielkontenplan

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein Ledger-Code-System einrichten können, sollten Sie einen Buchhalter oder einen Buchhalter vorübergehend einstellen, um Ihr Buchhaltungssystem oder Ihre Software einzurichten. Die Wartung eines bestehenden Systems ist im Allgemeinen einfacher als das Erstellen von Grund auf.

Beispiele für Geldkonten: