Was sind Beispiele für die Prüfung?

Unternehmen, Regierungsbehörden und gemeinnützige Organisationen verwenden Prüfverfahren, um die Einhaltung der internen Kontrollen zu steuern. Ein Prüfer sucht beispielsweise nach Inkonsistenzen in Finanzunterlagen. Prüfberichte helfen einer Organisation, Verantwortlichkeiten gegenüber internen und externen Stakeholdern nachzuweisen. Ein Audit kann das Sammeln einer Probe aus einem Datenpool mit einem bestimmten Protokoll und die Analyse der Ergebnisse umfassen, um die Eigenschaften des Datenpools zu verallgemeinern.

Täglicher Cash-Bericht

Auf der grundlegendsten Ebene umfasst das Auditing eine Person, die die Arbeit einer anderen Person überprüft. In einer Organisation, in der mindestens eine Person mit Bargeld umgeht, ist ein täglicher Cash-Bericht erforderlich. Wenn ein Mitarbeiter alle für den Tag gesammelten Zahlungen summiert, z. B. Lastschrift, Kreditkarte, Bargeld und Scheckzahlungen, muss er alle Informationen im täglichen Kassenbericht protokollieren. Wenn später ein anderer Mitarbeiter den Bericht überprüft, um festzustellen, ob alle Zahlen mit dem Bericht übereinstimmen, führt er eine grundlegende Prüfung des Bargeldberichts durch.

Audit auf Abteilungsebene

In einer großen Organisation wie einer Universität arbeitet ein interner Prüfer normalerweise in einem unabhängigen Büro und berichtet direkt an die Geschäftsführung. Dieser Prüfer führt möglicherweise verschiedene Arten von Prüfungen durch. Bei einer Prüfung auf Abteilungsebene wird beispielsweise überprüft, wie die Abteilung die festgelegten Richtlinien und Verfahren einhält, einschließlich der Rechnungslegungskontrollen. Im Rahmen einer Prüfung kann ein Prüfer die Finanztransaktionen und die Reisedatensätze der Abteilung überprüfen, um sicherzustellen, dass jeder dem Konto der Abteilung in Rechnung gestellten Reisekosten ausreichende Unterlagen in den Reisedatensätzen beigefügt sind.

Audit zur Datenqualität

Externe Prüfer, einschließlich derer von Geberorganisationen und Aufsichtsbehörden, führen möglicherweise Prüfungen durch, um die Qualität der Programmvorgänge zu bestimmen. Mit Unterstützung der US-Agentur für internationale Entwicklung entwickelte das Carolina Population Center beispielsweise zusammen mit kooperierenden Agenturen ein Instrument zur Überprüfung der Datenqualität. Mit diesem Bewertungstool können Benutzer die Qualität der gemeldeten Daten und die zugrunde liegenden Datenverwaltungs- und Berichtssysteme für Ausgaben auf Programmebene bewerten. Externe Prüfer könnten dieses Instrument verwenden, um die Umsetzung der Finanzierung eines Landes in einem Programm zu bewerten, das beispielsweise seiner AIDS-Bevölkerung dient.

Einkaufssystem

Ein Einkaufssystem bietet ein weiteres Beispiel für die Prüfung. Eine große Organisation benötigt eine Reihe von Betriebsabläufen oder internen Kontrollen, um sicherzustellen, dass die von ihren Mitarbeitern erworbenen Rohstoffe und Fertigerzeugnisse die beste Verwendung finanzieller Ressourcen darstellen, z. B. kosteneffizient. Durch das Einrichten einer Einkaufsabteilung mit verschiedenen Einkäuferagenten, die vor dem Kauf von Waren eine Kaufanforderung durchlaufen und eine Überprüfung der Kaufanforderung durch jede Abteilung erfordert, richtet die Organisation ihre Einkäuferagenten als Prüfer ein. Diese Agenten überwachen und kontrollieren die Ausgaben auf Abteilungsebene.