HR Audit Prozess & Methoden

Personalmitarbeiter sollten regelmäßig Abteilungsaudits durchführen, um sicherzustellen, dass die Organisation die Beschäftigungsvorschriften und die bewährten Praktiken der Humanressourcen einhält. Prüfprozesse und -methoden umfassen die Prüfung von Beschäftigungsnachweisen, Gehaltsdaten, Eignungsdokumentation und Leistungsstandards zur Messung der Wirksamkeit von Arbeitsplatzrichtlinien und Abteilungsverfahren.

Entschädigungspolitik

Für die Prüfung der Vergütungs-, Leistungs- und Entlohnungspraktiken müssen Mitarbeiterzensusdatensätze und in einigen Fällen Personalakte der Beschäftigten verwendet werden, um zu ermitteln, ob die Qualifikationen und Beglaubigungen der Mitarbeiter den Personalmodellen des Unternehmens entsprechen. Für die Prüfung der Entlohnungspraxis sind auch Gehaltsdaten erforderlich, die aus zahlreichen Quellen abgerufen werden können, beispielsweise aus dem US-amerikanischen Bureau of Labor Statistics und Vergütungsstudien, die von Forschungsinstituten und Berufsverbänden wie der Society for Human Resource Management erstellt wurden. Im Rahmen eines Vergütungsaudits untersuchen die Mitarbeiter der Personalabteilungen Berufsgruppen und Einzelpositionen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für ihre vergleichbare Tätigkeit nach Dienstzeit, Leistung und Qualifikation vergütet werden.

Management Performance

Supervisor- und Manager-Leistungsaudits können eher subjektiv sein. Sie können jedoch auf quantitative Messwerte zurückgreifen, z. B. auf Mitarbeiterdateien, um zu ermitteln, wie oft Manager Feedback von Mitarbeitern geben. Organisationen, die ein regelmäßiges und kontinuierliches Feedback von Führungskräften verlangen, kodifizieren ihre Anforderungen häufig in Schulungshandbüchern für Führungskräfte oder in Leistungsstandards für Führungskräfte. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können dann die Mitarbeiterdaten überprüfen, um zu ermitteln, ob die Führungskräfte den Mitarbeitern die erforderlichen kontinuierlichen Rückmeldungen geben, die zur Aufrechterhaltung des Leistungsniveaus erforderlich sind. Wenn zum Beispiel Manager mindestens einmal pro Quartal ein Mitarbeiter-Feedback dokumentieren müssen, sollten die Mitarbeiterakten die Häufigkeit der Interaktion zwischen Führungskräften und Mitarbeitern widerspiegeln. Durch die Prüfung der Mitarbeiterdateien wird festgelegt, ob die Manager ihre Verantwortung gegenüber dem Unternehmen und ihren Mitarbeitern wahrnehmen.

Rechtskosten

Der Personalprozess für die Prüfung der Einhaltung der Bundes- und Landesarbeitsgesetze beinhaltet die Überprüfung von Mitarbeiterbeziehungsdateien. Bei der Durchführung eines Audits zur Einhaltung der Richtlinien für gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten prüfen die Mitarbeiter der Personalabteilung die Art der von Mitarbeitern eingereichten Beschwerden. Sie betrachten Beschwerden im Zusammenhang mit Behauptungen von Diskriminierung, Belästigung und unlauteren Beschäftigungspraktiken und vergleichen die Anzahl der eingereichten Beschwerden mit denen, die sich in formale Angelegenheiten wie z. B. Gerichtsverfahren oder Schiedsverfahren einmischen.

Mitarbeiter von Mitarbeitern, die für die Untersuchung von Problemen am Arbeitsplatz verantwortlich sind, kennen in der Regel die effektivsten Methoden zur Prüfung von Angelegenheiten der Mitarbeiterbeziehungen sowie die besten Methoden zur Messung der Integrität eines Programms für Mitarbeiterbeziehungen. Die Reduzierung der Anwaltskosten insgesamt wird als gültige Messung betrachtet. Zum Beispiel geben erfahrene Mitarbeiter für Mitarbeiterbeziehungen, die die Ermittlung und Lösung von Mitarbeiterproblemen im Haus verwalten, weniger Geld aus, indem sie nicht für jede Beschwerde einen Rechtsbeistand hinzuziehen. Die Prüfung des Betrags der Rechtskosten erfordert den Zugriff auf die Daten zu den Mitarbeiterbeziehungen und Informationen zum Personalhaushalt, um Ausgaben für die Beilegung von Arbeitsstreitigkeiten zu erhalten.

Beschäftigungsfähigkeit

Beschäftigungsfähigkeitsprüfungen sind allgemeine Personalprüfungen - unabhängig davon, ob sie intern oder von der US-amerikanischen Einwanderungs- und Zollbehörde (US Immigration and Customs Enforcement) durchgeführt werden, dem Bundesamt, das für die Erhebung von Daten zur Durchsetzung der Beschäftigungsfähigkeitsbestimmungen zuständig ist. Die für die Feststellung der Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten erforderliche Dokumentation enthält Informationen zur Staatsbürgerschaft und Berechtigungsnachweise. Personalakten enthalten Kopien von Bundesformularen der Formulare I-9 und Kopien der Begleitdokumentation. Ein Audit erfordert den Zugriff auf Arbeitsakten sowie elektronische Einreichungen, da die Verifizierung von I-9 elektronisch verarbeitet werden kann.