So schreiben Sie eine Antwort auf einen Prüfbericht

Ihr Unternehmen kann entweder einer externen Prüfung unterzogen werden, z. B. aufgrund einer gegenseitigen Vereinbarung mit Ihrem Geschäftspartner, oder einer IRS-Prüfung, die vom IRS selbst zufällig ausgewählt wird. In beiden Fällen wird Ihnen das Prüfergebnis in einem Prüfbericht oder in einer Bekanntmachung mitteilen. Ein solcher Hinweis oder Bericht erfordert eine Antwort von Ihnen.

Antwort der Vereinbarung

Die Art Ihrer Antwort ist einfach, wenn Sie mit den Ergebnissen des Prüfungsberichts oder der Prüfungserklärung einverstanden sind. Sie müssen nur das tun, was der Bericht oder die Benachrichtigung beschreibt, die Sie tun sollten. Wenn der Prüfungsbericht besagt, dass Sie Ihre Bargeldkontrollen durch Verwendung einer guten Registrierkasse verbessern sollten, können Sie Ihre Annahme oder Zustimmung mit diesem Vorschlag in einem Brief mitteilen und den Vorschlag implementieren. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass der IRS Ihre Steuererklärung anpasst und Ihre Steuerzahlung erhöht, genügt die Bezahlung der Steuern als Antwort.

Nicht übereinstimmende Antwort

Wenn Sie mit den Feststellungen eines Prüfberichts oder einer IRS-Mitteilung nicht einverstanden sind, teilen Sie dies schriftlich mit. Im Falle einer IRS-Mitteilung sollten Sie direkt auf die Bedenken des Auditors reagieren, die in der Mitteilung aufgeführt sind. Schreiben Sie einen Brief und erklären Sie, warum Sie nicht mit Dokumenten übereinstimmen, um Ihre Position zu unterstützen. IRS-Benachrichtigungen haben normalerweise einen unteren Abreißabschnitt und eine Adresse unten links. Fügen Sie Ihrem Brief den Abriß bei und senden Sie ihn an die angegebene Adresse. Sie können auf einen externen Prüfbericht in einer persönlichen Besprechung oder in einem schriftlichen Brief antworten. Erklären Sie, warum Sie anderer Meinung sind, und stützen Sie Ihre Position gegebenenfalls mit Nachweisen.

Den Brief schreiben

Vergessen Sie beim Schreiben einer Antwort an den IRS nicht, wichtige Details wie das IRS-Büro oder den Beamten des Empfängers, die Sozialversicherungsnummer oder die Identifikationsnummer des Arbeitgebers, das IRS-Formular und den Steuerzeitraum zu erwähnen. Präsentieren Sie diese Informationen am Anfang des Briefes. Der Hauptteil Ihres Schreibens sollte den genauen Grund für Ihre Unstimmigkeit enthalten. Wenn Sie externe Auditoren haben, teilen Sie Ihre Meinungsverschiedenheiten auf dem offiziellen Briefkopf mit. Geben Sie den Prüfern Ihre Perspektive und Ihre Gegenvorschläge oder Vorschläge.

Tipps

Keine Panik, wenn Sie mit den Feststellungen eines Auditors nicht einverstanden sind. Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, korrigieren Sie den Fehler und antworten Sie dem Prüfer. Beantworten Sie die Prüfberichte vollständig und zeitnah. Der IRS und externe Auditoren legen in der Regel Zeitpläne fest, und Sie müssen innerhalb dieser Zeiträume reagieren, wenn Sie nicht übereinstimmen. Wenn Sie sich für ein Einzelgespräch mit dem externen Prüfer entscheiden, ist eine schriftliche Dokumentation für zukünftige Unterlagen immer noch eine gute Idee.