Elektronisches Kommunikationsprotokoll

Technologische Fortschritte haben die Art und Weise, wie Unternehmen intern und extern kommunizieren, revolutioniert. Die Kommunikation per E-Mail, SMS und Instant Message eröffnet in vielerlei Hinsicht Kanäle für einen effektiven und zuverlässigen Informationsaustausch. Geschwindigkeit kann jedoch zu Kommunikationsüberlastung, Fehlkommunikation und Datenschutzverletzungen führen. Durch die Erstellung elektronischer Kommunikationsprotokolle werden diese häufigen Probleme gelöst.

Erstellen Sie das Standardprotokoll

Entwickeln Sie schriftliche Richtlinien für Mitarbeiter, in denen Best Practices für die elektronische Kommunikation beschrieben werden. Definieren Sie die Umstände, unter denen es angebracht ist, eine E-Mail an eine andere Partei weiterzuleiten, eine Kopie der E-Mail-Kommunikation an andere Personen im Unternehmen weiterzuleiten und wenn es nicht angebracht ist, einen Empfänger blind zu kopieren, insbesondere eine E-Mail empfindliche Natur. Dies reduziert die Zeit, die die Mitarbeiter für das Durchsuchen der elektronischen Kommunikation benötigen, die für ihre Arbeitsfunktionen nicht unerlässlich sind.

Formatierungs- und Betreffzeilen

Definieren Sie ein Standardprotokoll für die Formatierung der elektronischen Kommunikation. Ermutigen Sie die Verwendung einer kurzen, aber beschreibenden Betreffzeile und einer Standardsignaturzeile, die Namen, Titel und Kontaktinformationen enthält. Die Formatierung sollte eine gemeinsame Schriftart und -größe haben. Verbot der Verwendung aller Großbuchstaben, aufwändiger Schriftarten, Farben oder extrem kleiner oder großer Textgröße.

Begrenzen Sie den E-Mail-Inhalt

Begrenzen Sie die Arten der E-Mails, die intern verteilt werden können. Unternehmen riskieren Produktivitätsverluste, wenn sich Mitarbeiter daran gewöhnen, E-Mail-Witze, Links und anderes Material auszutauschen, das für die Arbeit nicht relevant ist. Legen Sie Parameter für einen angemessenen Informationsaustausch zwischen Kollegen an Ihrem Arbeitsplatz fest.

Best Practices des Instituts

Erläutern Sie den Mitarbeitern die effizientesten Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation. Ermutigen Sie beispielsweise Mitarbeiter, bei der Beantwortung einer Anfrage nicht mit „Ja“ oder „Nein“ zu antworten, sondern die Antwort zu erläutern. Wenn ein Manager beispielsweise eine untergeordnete E-Mail mit der Frage sendet, ob ein Bericht rechtzeitig für eine Vorstandssitzung erstellt wird, lautet die am besten geeignete Antwort: „Ja, der Bericht wird heute nachmittag um 3 Uhr erstellt“ oder „Ich habe Es gibt Probleme mit dem Bericht, die bis morgen nicht gelöst werden können. Der Bericht wird also nicht rechtzeitig für die Vorstandssitzung am heutigen Nachmittag erstellt. “Durch diesen Ansatz werden Missverständnisse oder Missverständnisse beseitigt.

Definieren Sie geeignete externe Kommunikation

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Kunden, Kunden und Anbietern, in der elektronischen Kommunikation dieselbe professionelle Herangehensweise und Redewendung zu verwenden wie in formeller schriftlicher Korrespondenz. Dazu gehören die Verwendung von Titeln, ein normales Geschäftseröffnungs- und Schließungsverfahren sowie das Vermeiden von Slang- oder Shortcut-Nachrichten, die bei der elektronischen Kommunikation üblich sind. Außerdem sollten Sie die Mitarbeiter davon abhalten, E-Mails an eine externe Partei weiterzuleiten, ohne dass eine begleitende Erklärung zum Zweck der weitergeleiteten Nachricht enthalten ist.

Protokolle für Textnachrichten

Kurznachrichten mit Geschäftspartnern können Sie auf Smartphones oder anderen elektronischen Geräten senden. Es sollte weiterhin darauf geachtet werden, dass die Schreibweise korrekt ist, die Professionalität erhalten bleibt und die Privatsphäre geschützt wird. Überprüfen Sie die Empfänger vor dem Drücken von „Senden“, damit die elektronischen Nachrichten nur an die vorgesehenen Empfänger gehen und vertrauliche, vertrauliche oder geschützte Informationen nicht auf elektronischem Weg weitergeben.