So schreiben Sie ein regionales Konferenzbudget für einen gemeinnützigen Verein

Viele gemeinnützige Organisationen nutzen Konferenzen, um Geld für den Verein zu sammeln, während andere eine Konferenz als Aufwand betrachten. Regionale Konferenzen ziehen normalerweise weniger Menschen an als nationale Konferenzen, daher müssen Sie mit geringeren Skaleneffekten rechnen. Wenn Sie das Budget für Ihre Besprechung erstellen, können Sie Ihre Endergebnisziele kennen, wenn Sie Ihre Ausgaben und Ihre Marketingaktivitäten planen, um Ihre Ziele zu erreichen.

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Besorgen Sie sich die Budgets der vorherigen Konferenz sowie, wenn möglich, mindestens drei Jahre zurück. Erhalten Sie Kopien aller Verträge für jede Konferenz, einschließlich Veranstaltungsort, Catering, Audiovisuelles, Marketing, Referenten und Transport. Wenden Sie sich an Ihre nationale Organisation, wenn Sie ein Kapitel oder ein Distrikt sind, der eine Regionalkonferenz abhält, und fragen Sie, welche finanzielle, Marketing- oder logistische Unterstützung das nationale Büro bietet. Fragen Sie, ob Sie finanzielle Verpflichtungen haben, nationale Vertreter zu beherbergen oder Sponsoren zu fördern.

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Schreiben Sie eine Liste der Aktivitäten, die auf der Konferenz stattfinden sollen, wie von Ihrem Vorstand oder dem Konferenzausschuss vorgeschrieben, und alle mit diesen Aktivitäten verbundenen Kosten. Dazu gehören Cocktailpartys, Bankett-, Golf- oder Tennisturniere, Vorträge, Ausschusssitzungen, Messen, Aktivitäten von Ehepartnern und Kindern sowie Tanz. Schreiben Sie eine Liste der Nebenkosten, z. B. Unterbringung und Reise von Vorstandsmitgliedern, Marketing von Konferenzen, Drucken von Programmbüchern, Besuche vor Ort, Anmeldestand und Anbieteranfrage.

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Erstellen Sie ein Budgetdokument, das Ihre geplanten Einnahmen und Ausgaben auf der linken Seite der Seite aufführt. Dazu gehören Einkommensquellen wie Anmeldegebühren, Aktivitätsgebühren, Programmbuchwerbung, Sponsoring, Messestände, Werbegeschenke und Gewinnspiele. Listen Sie Ihre Ausgaben nach festen und variablen Kosten auf. Beispielsweise ändern sich Ihre audiovisuellen Ausgaben nicht mit Ihren Registrierungsnummern, sondern Ihre Kosten für Speisen und Getränke.

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Entwickeln Sie Breakout-Budgets für verschiedene Bereiche Ihrer Konferenz, z. B. für Bildung, Unterhaltung, Aktivitäten, Marketing, Vor-Ort-Logistik und Messen. Zeigen Sie die Kosten für die Verwaltung der einzelnen Bereiche an. Zur Logistik vor Ort gehören beispielsweise Mitarbeiter des Registrierungsdesk, Walkie-Talkies, Ausweise, Registrierungssoftware, Shuttle-Service und Teilnehmertaschen. Ein Marketing-Budget sollte alle Print- und Digitalwerbung vor und nach der Veranstaltung sowie Werbeaktionen enthalten.

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Setzen Sie sich mit potenziellen Rednern oder Organisationen in Verbindung, die möglicherweise Redner anbieten, um zu bestimmen, ob Sie die Sprechgebühren sowie etwaige Reise-, Übernachtungs-, Mahlzeiten- und Nebenkosten zahlen müssen. Wenden Sie sich an Hersteller aus der Industrie, die möglicherweise kostenlose Referenten für Ihre Veranstaltung zur Verfügung stellen. Bitten Sie um freiwillige Helfer aus Ihrer Mitgliedschaft, die planen, die Veranstaltung auf ihre Kosten zu besuchen und qualifizierte Experten und erfahrene Referenten sind.

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Erstellen Sie drei Kopien Ihres Budgets, sodass Sie Szenarien erstellen können, die auf niedrigen, mittleren und hohen Anwesenheitszahlen sowie niedrigen, moderaten und hohen Einnahmen basieren. Untersuchen Sie die Auswirkungen der verschiedenen Anwesenheitsniveaus und legen Sie fest, wo Sie die Ausgaben kürzen oder die Möglichkeit haben müssen, die Ausgaben zu erhöhen, basierend auf dem Anwesenheitsniveau und der Sponsorenteilnahme.

Dinge benötigt

• Bisherige Budgets
• Bisherige Verträge
• Nationale Organisationsanforderungen