So aktualisieren Sie ein Richtlinienhandbuch

Das Richtlinienhandbuch eines Unternehmens ist der Entwurf für den internen Betrieb. Es ist eine schriftliche Anleitung, wie das Unternehmen mit den Mitarbeitern interagiert und ihre Geschäfte führt. Die Richtlinien decken alle Aspekte ab, die ein Unternehmen von Mitarbeitern erwartet, z. B. Anwesenheit, Sicherheitsregeln, Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf Arbeitsgesetze, Facility Management und Kleiderordnung. Richtlinien sind Richtlinien, die Unternehmensregeln und -verfahren definieren und die Folgen dafür, dass sie nicht befolgt werden. Richtlinienhandbücher sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden.

Wer ist verantwortlich?

Das obere Management muss über Änderungen an Richtlinien und Verfahren informiert werden und diese genehmigen. In vielen Unternehmen sind Personalmitarbeiter jedoch für die Überprüfung und Aktualisierung der Richtlinien verantwortlich. Wenn es keine Personalabteilung gibt, sind Senior Manager möglicherweise für die Aktualisierung der Richtlinien verantwortlich. Die Richtlinien müssen den geltenden Gesetzen und Vorschriften entsprechen und es ist eine gute Idee, sie regelmäßig von einem Anwalt überprüfen zu lassen.

Wann zu überprüfen

Aufgrund ständiger Gesetzesänderungen in Bezug auf Beschäftigung, Industrie und Wirtschaft sollten Richtlinienhandbücher regelmäßig aktualisiert werden. Sie sollten vierteljährlich oder jährlich oder in Verbindung mit Buchhaltungsprüfungen gegen die Gesetzgebung überprüft werden. Durch das Abonnieren eines Informationsdienstes für Personalwesen oder Unternehmensinformationen können Sie über Gesetzesänderungen informiert werden, die Auswirkungen auf die Unternehmensrichtlinien haben können.

Was zu überprüfen?

Überprüfen Sie die Richtlinien für die Anwendbarkeit auf das Publikum. Beispielsweise ist eine Richtlinie über Anwesenheitsdaten, die sich auf manuelle Zeitpläne bezieht, die von Supervisoren gesammelt wurden, veraltet und an die falsche Zielgruppe gerichtet, wenn der IT-Manager Ihres Unternehmens ein automatisches elektronisches Anwesenheitssystem implementiert hat. Überprüfen Sie alle Schritte in den Richtlinien, um sicherzustellen, dass nichts ausgelassen oder übersehen wird. Wenn beispielsweise die Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens die sofortige Aufbewahrung von Verlängerungskabeln erfordern, sollten die Schritte für die genehmigte Verwendung von Verlängerungskabeln nicht den Schritt des Aufrollens von Kabeln und das Aufbewahren in Versorgungsschränken auslassen. Zusätzlich zur Überprüfung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, Richtlinien für aktuelle Verfahren und Verfahren sowie aktuelle Produkte und Dienstleistungen.

Wie zu aktualisieren?

Richtlinienhandbücher sind Papierkopien von schriftlichen Richtlinien, die zusammen in einer Mappe gespeichert sind, mit einer Originalkopie in einem Textverarbeitungsformat. Die Originalkopien werden beibehalten und nachfolgende Aktualisierungen werden mit einem Typ von Aktualisierungsnummerierungssystem kategorisiert, sodass Änderungen nachverfolgt und datiert werden und die aktuellste Version angezeigt und leicht zu sehen ist. Autorisierte Aktualisierungen werden an der elektronischen Kopie vorgenommen, ausgedruckt, in die Hauptmappe gelegt und an alle Beteiligten verteilt, damit sie über die Änderung der Richtlinie informiert werden. Oft ist eine unterzeichnete Empfangsbestätigung der aktualisierten Richtlinie erforderlich.