So schreiben Sie eine Rückrufbenachrichtigung

Wenn ein Produkt, das Ihr Unternehmen verkauft, als fehlerhaft oder gefährlich eingestuft wird, nicht schnell gehandelt wird, kann dies zu einem Alptraum in den Bereichen Recht und Öffentlichkeitsarbeit werden. Sobald Sie auf ein Problem mit einem der Produkte aufmerksam gemacht werden, die Ihr Unternehmen verkauft, müssen Sie schnell vorgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden - ob Einzelhändler, Mitglieder der Öffentlichkeit oder beides - über das Internet informiert werden ausgeben und wissen, wie sie beleidigende Elemente zurücksenden. Einer Ihrer ersten Schritte ist das Schreiben einer Rückrufbenachrichtigung.

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Stellen Sie Ihr Management zusammen, wenn Sie Informationen darüber erhalten, dass eines Ihrer Produkte fehlerhaft oder gefährlich ist. Stellen Sie fest, welches Produkt oder welche Produkte betroffen sind und ob sich das Problem auf eine einzelne Warenpartie beschränkt.

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Wenden Sie sich an die Regulierungsbehörde Ihrer Branche. Möglicherweise gibt es bestimmte Produktrückrufverfahren. Möglicherweise möchten Sie auch eine gemeinsame Bekanntmachung mit Ihrem Unternehmen ausstellen.

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Erstellen Sie eine Pressemitteilung mit dem Text "URGENT: [PRODUKTNAME] RECALL", der oben auf der Seite mit Datum angegeben ist. Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung des Produkts sowie alle Produktcodes oder Seriennummern hinzu, die auf dem Artikel selbst oder auf seiner Verpackung angegeben sind. Schreiben Sie eine Beschreibung des Problems. Warnen Sie Kunden, das Produkt und die Einzelhändler nicht für den Verkauf zu verwenden. Erläutern Sie, wie Kunden oder Einzelhändler das Produkt für eine vollständige Rückerstattung zurücksenden können. Geben Sie eine Reproduktion des Produktetiketts und ein Bild des Artikels an selbst. Fügen Sie eine Telefonnummer sowie E-Mail- und Postanschriften hinzu, unter denen Kunden Ihre Firma bezüglich der Rückrufbenachrichtigung kontaktieren können.

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Senden Sie die Pressemitteilung an die News-Wire-Dienste zur Verteilung an die Medien und veröffentlichen Sie sie auf Ihrer Website. Wenn Sie über eine Datenbank mit E-Mail- und Postanschriften von Kunden verfügen, die das betroffene Produkt gekauft haben, senden Sie ihnen eine Version Ihrer Pressemitteilung in Form eines Briefs oder einer E-Mail. Wenn Sie das betroffene Produkt an Einzelhändler oder Großhändler geliefert haben, senden Sie ihnen eine Kopie Ihrer Rückrufbenachrichtigung, und wenden Sie sich telefonisch an, um die Rückgabe zu vereinbaren.

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Produzieren Sie große Poster mit den gleichen Informationen, die Sie in Ihrer Pressemitteilung angegeben haben, um sie in Ihren Filialen zu zeigen, wenn Sie auch einen Einzelhandelsbetrieb haben.

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Gestalten Sie eine Printmedienanzeige mit Ihrer Rückrufbenachrichtigung. Setzen Sie es auf Ihre Website. Kaufen Sie Medienflächen in lokalen oder nationalen Zeitungen oder Zeitschriften, um sie anzuzeigen. Vielleicht möchten Sie auch eine PR-Agentur beauftragen, die sich auf Krisenmanagement spezialisiert hat.