So schreiben Sie Problem-Solution-Geschäftsbriefe

Für viele Geschäftsleute ist das Schreiben eine Herausforderung, vor allem, wenn ein Problemlösungsbrief vorliegt. Es kann hilfreich sein, die Aufgabe, die Sie vor sich haben, als von Natur aus optimistisch zu betrachten. Sie skizzieren nicht nur ein Problem und seine Konsequenzen, sondern bieten auch eine Lösung, die den Zustand beider Seiten verbessern sollte. Unabhängig davon, ob Sie einem Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner schreiben, die Tatsache, dass Sie sich die Zeit nehmen, um eine Lösung zu präsentieren, kann dazu beitragen, dass das Problem nicht mehr auftritt.

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Wenden Sie den ersten Absatz Ihres Schreibens auf, um Ihren Zweck schriftlich darzulegen: Sie sprechen ein aufgetretenes Problem an und schlagen vor, dass Sie eine für beide Seiten annehmbare Lösung erhoffen.

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Erläutern Sie das Problem und die dazugehörigen Hintergrundinformationen in den Absätzen 2 und 3, wobei Sie einen ruhigen, vernünftigen, wenn auch nicht freundlichen Ton ohne Sarkasmus oder Ärger finden. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Lösung noch nicht vorgeschlagen haben und Sie nicht möchten, dass Ihr Leser Ihre Nachricht ausblendet.

3.

Beschreiben Sie die Konsequenzen des Problems in realer, menschlicher Hinsicht, damit der Leser den Umfang des Problems vollständig versteht. Angenommen, Sie schreiben an einen Verkäufer, der seinen Truck regelmäßig täglich für eine Stunde vor Ihrem Gebäude parkt, während er nebenan zum Mittagessen geht. Trotz der gemalten Linien auf dem Gehsteig belegt sein großer LKW mehrere Parklücken und befindet sich direkt vor Ihrem Gebäude. Die Folge dieser Maßnahme kann sein, dass der Lkw für Ihre Kunden abschreckend wirkt, einige davon haben sich über dieses Verhalten beschwert.

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Streben Sie nach Gnade, indem Sie sagen, dass Sie die Beziehung der Person zu Ihrem Unternehmen schätzen. Wenn Sie können, schlagen Sie eine Lösung vor, die die gegenwärtigen Umstände übertrumpft, z. B. den Vorschlag, dass der Verkäufer seinen LKW im hinteren Teil Ihres Gebäudes abstellt, wo er Zugang zu einer Rampe und breiteren Türen hat.

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Suchen Sie nach Gemeinsamkeiten, indem Sie vielleicht sagen: „Als Geschäftskollegen“ teilen Sie den Wunsch, Ihre Kunden zufrieden zu stellen, sodass beide Unternehmen weiterhin prosperieren und wachsen.

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Bringen Sie Ihren Wunsch nach einer alternativen Lösung zum Ausdruck und fordern Sie einen Anruf an, um das Problem zu besprechen. Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass es wirklich keine praktikable Alternative gibt, sollte die Tatsache, dass Sie bereit sind, eine Alternative zu unterhalten, auf Wertschätzung stoßen.

7.

Schließen Sie das Problemlösungsschreiben mit dem Versprechen, in wenigen Tagen anzurufen. Erklären Sie Ihr Vertrauen, dass Sie die Angelegenheit zufriedenstellend lösen können, und danken Sie der Person für ihre Zeit und Rücksichtnahme.

8

Bitten Sie einen Kollegen, Ihren Brief zu lesen und ihn nicht nur für Rechtschreibung und Grammatik zu prüfen, sondern auch für Ton- und Wortwahl.

Spitze

• Da die menschliche Natur so ist, wie sie ist, besteht immer die Möglichkeit, dass Ihr höflicher und vernünftiger Brief mit der Problemlösung wütend zurückgewiesen wird. In diesem Fall haben Sie immer die Möglichkeit, einen stärker formulierten Buchstaben zu verwenden. Bleib optimistisch. Die meisten Leute reagieren positiv auf Taktik und Diplomatie, auch wenn sie Ihrer Lösung widerwillig zustimmen.