Gesetze zum Schutz der Privatsphäre am Arbeitsplatz bei Sozialversicherungsnummern

Der Texas State Business and Commerce Code legt einige Einschränkungen für die Verwendung der Sozialversicherungsnummern von Mitarbeitern und Kunden fest. Die Verwendung einer Sozialversicherungsnummer für Mitarbeitersteuerinformationen und Hintergrundprüfungen sowie für bestimmte Transaktionen ist gesetzlich vorgeschrieben. Beim Sammeln einer Sozialversicherungsnummer ist eine Datenschutzrichtlinie erforderlich, und es muss der Schutz angegeben werden, den ein Unternehmen zum Schutz der Nummer gesetzlich erfüllen muss.

Allgemeiner Gebrauch

Für die Verwendung von Sozialversicherungsnummern für Arbeitgeber gelten mehrere Einschränkungen. Nach dem texanischen Gesetz ist es illegal, Sozialversicherungsnummern anzuzeigen oder der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dazu gehört auch die Anforderung einer Sozialversicherungsnummer auf einer Karte oder einem Dokument, die für ein Produkt oder eine Dienstleistung erforderlich sind. Ein Unternehmen kann für bestimmte Transaktionen eine Sozialversicherungsnummer verlangen, die Person muss jedoch einer Datenschutzrichtlinie zustimmen und diese unterschreiben. Diese Richtlinie muss erklären, wie die Informationen gesammelt, verwendet, geschützt und schließlich zerstört werden. Es muss auch aufgeführt sein, wer Zugriff auf die Informationen hat.

Internetnutzung

Das Versenden von Sozialversicherungsnummern über das Internet ist unter bestimmten Bedingungen zulässig. Ein Unternehmen kann nicht verlangen, dass jemand seine Sozialversicherungsnummer über das Internet sendet, es sei denn, die Verbindung ist sicher und die Nummer ist verschlüsselt. Ein Unternehmen benötigt möglicherweise keine Sozialversicherungsnummer, um auf eine Website zuzugreifen, es sei denn, es gibt ein persönliches Passwort oder eine Kennung zur Sicherheit.

Mail verwenden

Nach dem Gesetz von Texas ist es generell illegal, E-Mails mit einer Sozialversicherungsnummer zu senden. Eine Hauptausnahme, wenn nach Landes- oder Bundesgesetz die Materialien eine Sozialversicherungsnummer enthalten. Andere Ausnahmen gelten für bestimmte Antrags- oder Registrierungsverfahren, Konto- oder Vertragsbeendigungen und die Bestätigung der Sozialversicherungsnummern.

Identifizierung

Ein Unternehmen kann bei bestimmten Transaktionen oder Warenrücksendungen eine Sozialversicherungsnummer von einem Kunden zu Identifikationszwecken einholen. Die Sozialversicherungsnummer kann nur dazu verwendet werden, jemanden zu identifizieren oder betrügerische Transaktionen zu verhindern. Das Unternehmen gibt die Nummer möglicherweise nicht an Personen weiter, die nicht an der ursprünglichen Transaktion beteiligt waren, und muss sechs Monate nach dem Verkaufsdatum vernichtet werden.

Überlegungen

Unterschiede in den Datenschutzbestimmungen und in den Datenschutzrichtlinien der sozialen Sicherheit gelten für bestimmte Branchen. Diejenigen, die in den Bereichen Bildung, Gesundheitswesen, Versicherungen und Finanzen tätig sind, unterliegen unterschiedlichen Regeln.