So schreiben Sie Richtlinien- und Prozeduraufträge

Das Schreiben einer Richtlinien- und Prozeduraufgabe ist nicht ganz oben in der Liste aller Benutzer, da das Erstellen von schrittweisen Anweisungen umständlich ist. Um dies zu erreichen, müssen Sie bereit sein, sich an der Aufgabenanalyse zu beteiligen und ein einfaches Modell zum Schreiben von Aufgabenanweisungen zu verwenden. Die Gliederung enthält möglicherweise nicht jeden Schritt für eine Aufgabe, sie sollte jedoch die wichtigsten Schritte enthalten. Ihr Ziel ist es, Benutzern den Überblick zu erleichtern, was bedeutet, dass Sie Ihre Zielgruppe definieren müssen, bevor Sie den Entwurf schreiben.

Überlegungen

Unterscheiden Sie zwischen der Bedeutung von "Politik" und "Verfahren". Eine Richtlinie ist ein Satz, ein Absatz oder eine Gruppe von Absätzen, in dem eine Regel definiert oder die offizielle Position einer Organisation zu einem Problem erläutert wird, das mehrere Arbeitnehmer betrifft. Eine gute Politik erklärt auch, warum es den Mitgliedern der Organisation wichtig ist. Das Verfahren erläutert, wie die Regel oder Position der Organisation implementiert wird. Eine Richtlinie hat möglicherweise keine verwandten Verfahren, aber viele Verfahren können unter dieselbe Richtlinie fallen. Damit Benutzer die Richtlinienaufgabe verstehen können, müssen Sie unbekannte Begriffe definieren und auf verwandte Verfahren verweisen.

Format und Substanz

Entwerfen Sie ein eigenständiges Format für Ihre Aufgabenübersicht oder folgen Sie einer Vorlage oder einem Satz von Richtlinien, die von Ihrer Organisation veröffentlicht wurden. Nachdem Sie ein Format erstellt haben, können Sie die Aufgabe analysieren. Machen Sie die Aufgabe selbst oder beobachten Sie, wie jemand anderes die Aufgabe ausführt, möglicherweise mehrmals. Analysieren Sie die Aufgabe. Ermitteln Sie die Hauptschritte des Prozesses und überlegen Sie, ob Benutzer Entscheidungen treffen müssen, wenn sie der Reihenfolge der Schritte in der Aufgabenübersicht folgen. Wenn beispielsweise eine Geschenkverpackung für eine Schachtel verwendet wird, kann ein Benutzer frühzeitig entscheiden, ob die Enden des Papiers an den Seiten der Schachtel oder entlang der Ober- oder Unterkante der Schachtel eingezogen werden.

Sprache

Die Wahl der Wörter in einer Aufgabenübersicht ist entscheidend. Stellen Sie fest, wer die Aufgabenbeschreibung lesen wird und welche Ausbildung und Erfahrung sie haben. Wenn sie keine Erfahrung haben, muss die Gliederung detailliert sein. Verwenden Sie einfache sprachenstarke Aktionsverben und verbindende Wörter. Löschen Sie unnötige Wörter. Beispielsweise ist es wortreich und verwirrend, einem Benutzer zu sagen, dass er die Geschenkbox aus Pappe durch Ausrichten beider Enden des Packpapiers entlang der vertikalen Symmetrielinie entlang der unteren Kante der Box einwickeln soll. Besser formulieren ist "Legen Sie das Geschenkpapier mit der Oberseite nach unten auf eine ebene Fläche. Legen Sie die Geschenkbox mit der Unterkante nach oben in die Mitte des Geschenkpapiers. Falten Sie das Geschenkpapier auf beiden Seiten der Schachtel so, dass beide Kanten in der Mitte liegen Mitte." Vermeiden Sie Adjektive, die die Bedeutung und die Fachausdrücke wie "vertikale Symmetrielinie" nicht verbessern. Wenn Sie beispielsweise "Geschenkpapier" oder "Geschenkpapier" anstelle von "Geschenkpapier" schreiben, sollten die Benutzer Ihre Bedeutung verstehen.

Stil

Aufzählungszeichen und nummerierte Listen sind leicht zu folgen. Versuchen Sie es mit diesen anderen Tipps, um die Aufgabengliederung hilfreicher zu gestalten. Halten Sie zunächst jedes Element in der Liste so kurz wie möglich, z. B. ein oder zwei Sätze. Zweitens visualisieren Sie die Implementierung des Verfahrens. Achten Sie auf Konsistenz, damit mehrere Benutzer der Gliederung folgen und die Aufgabe auf dieselbe Weise ausführen können. Lassen Sie die Leser schließlich die Aufgabenübersicht überprüfen und nach unklarer Sprache und unnötigen Wörtern suchen. Bitten Sie die Prüfer, die Schritte in der Gliederung auszuprobieren und zu prüfen, ob sie ihnen von Anfang bis Ende problemlos folgen können. Nachdem Sie die von den Prüfern festgestellten Probleme behoben haben, ist die Aufgabenübersicht für das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch und die Mitarbeiterschulung bereit.