So schreiben Sie das Protokoll für geschäftliche Besprechungen legal

Das Protokoll eines Geschäftstreffens ist ein gesetzliches Dokument, das Sie aufbewahren müssen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen. Unabhängig davon, wie Sie Ihr Unternehmen organisiert haben, Sie benötigen möglicherweise Geschäftsminuten, um Klagen zu verteidigen, dem Internal Revenue Service Kosten zu erklären oder einen Anspruch auf Urheberrecht zu unterstützen, um nur einige Beispiele zu nennen. Weisen Sie jemandem zu, dass die Protokolle auf geordnete und geordnete Weise in Anspruch genommen werden, damit Sie die Notizen für zukünftige Besprechungen aufbewahren können.

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Schreiben oder geben Sie eine Überschrift ein, die das Thema der Besprechung angibt. Sie könnten beispielsweise schreiben: "Treffen, um neue Produktstrategie zu diskutieren". Datum und Uhrzeit angeben. Geben Sie den Veranstaltungsort an, z. B. "Konferenzraum im dritten Stock" oder "Rechtsanwalt James Smith, Esq.". Geben Sie die Adresse an. Geben Sie die Namen der Personen an, die physisch anwesend sind, sowie der Personen, die elektronisch durch Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen teilnehmen.

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Geben Sie die Uhrzeit an, zu der die Besprechung einberufen wurde und von wem sie angerufen wurde. Dies zeigt an, dass das Treffen offiziell begonnen hat. Dies mag zwar als kleiner Punkt erscheinen, kann jedoch in manchen Situationen von entscheidender Bedeutung sein. Wenn zum Beispiel jemand eine Entscheidung getroffen hat, bevor die Versammlung zur Verfügung gestellt wurde, könnte das Unternehmen argumentieren, dass die Entscheidung nicht vom Management sanktioniert wurde, weil sie nicht Teil der offiziellen Besprechung war.

3.

Schreiben Sie eine Notiz, die besagt, dass das Quorum erfüllt wurde. Geben Sie an, ob Sie sich Notizen für eine Vorstandssitzung oder eine Abteilungssitzung machen, ob eine ausreichende Anzahl von Teilnehmern anwesend ist, um die Sitzung offiziell zu machen. Diese Nummer stammt aus den Satzungen des Unternehmens oder den angegebenen Richtlinien.

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Machen Sie sich Notizen zu allen Diskussionen über geschäftliche Elemente. Geben Sie an, worum es in der Diskussion ging, welche Schlussfolgerungen gezogen wurden, wer abweichend war und welche Maßnahmen nach einer Entscheidung angezeigt wurden. Wenn die Teilnehmer abstimmen, notieren Sie sich das Abstimmungsergebnis und geben Sie an, wer für und gegen die Maßnahme gestimmt hat. Wenn eine Diskussion zu einem Konsens führt, dass keine Maßnahmen ergriffen werden sollten, dass die Angelegenheit jedoch in einer späteren Besprechung erörtert werden sollte, halten Sie den Konsens sorgfältig fest.

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Schreiben Sie "Meeting vertagt" und geben Sie die Uhrzeit an, zu der das Meeting beendet wurde. Geben Sie alle verbleibenden Geschäfte an, die nicht besprochen wurden. Zeichnen Sie keine Gespräche auf, die nach der Vertagung stattfinden, da diese nicht offizieller Teil der Besprechung sind.

Spitze

• Die Person, die sich Notizen macht, sollte immer einen Vorgesetzten bitten, das Protokoll einer Besprechung zu genehmigen. Dies zeigt an, dass ein Vorgesetzter oder Manager das Dokument geprüft hat und es für richtig hält.