So schreiben Sie eine Verwaltungsassistent-Bedienungsanleitung

Ein Verwaltungsassistent hält Ihre Führungskräfte und andere Mitarbeiter auf dem Laufenden, indem das Büro mit Vorräten bestückt ist, Termine und Besprechungen geplant werden und je nach Bedarf das Telefon beantwortet wird. Die Verwaltungsassistenten, die für Ihr Unternehmen arbeiten, sind nur so gut wie die Bedienungsanleitung, die Sie für sie schreiben. Dieses Handbuch beschreibt die Erwartungen Ihres Unternehmens und erläutert das Klima und die Kultur. Erklären Sie, wie bestimmte Aufgaben ausgeführt werden, und legen Sie Verhaltensregeln fest.

Machen Sie ein Deckblatt für die Bedienungsanleitung. Geben Sie dem Handbuch einen einfachen Titel, z. B. "Handbuch und Handbuch für den Verwaltungsassistenten". Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens und seine Adresse auf der Titelseite an.

Erstellen Sie auf der zweiten Seite ein Inhaltsverzeichnis. Listen Sie alle Themen auf, die Sie in das Handbuch aufnehmen werden, z. B. "Beantworten des Telefons und Nehmen von Nachrichten", "Diktat und Transkription" und "Bestellen von Büromaterial." Welche Themen Sie auflisten, hängt von den Verantwortlichkeiten der Verwaltungsassistenten ab. Fügen Sie neben Anweisungen zur Durchführung von Aufgaben auch Inhalte wie "Abwesenheitsrichtlinien", "Pausen", "Leistungen und Gehälter" und andere relevante Informationen hinzu, die ein Assistent als Mitarbeiter benötigt.

Erstellen Sie für jedes Thema eine Überschrift.

Führen Sie die Schritte für jede Aufgabe in einer Liste mit Aufzählungszeichen oder einer nummerierten Liste auf, damit die Assistenten den Fortschritt der Aufgabe deutlich sehen können. Nehmen Sie keine Vorkenntnisse der Aufgabe an. weisen Sie den Assistenten beispielsweise an, das Textverarbeitungsprogramm zu öffnen, um ein Dokument einzugeben.

Verwenden Sie eine klare Sprache, um zu beschreiben, wie Sie die einzelnen Aufgaben ausführen. Schreiben Sie beispielsweise "Beantworten Sie das Telefon, indem Sie sagen:" Hallo! Vielen Dank, dass Sie [Geschäftsname] anrufen. Dies ist [Ihr Name]. Wie kann ich Ihnen helfen? ", Um die Assistenten anzuweisen, wie das Telefon entgegenzunehmen ist. Listen Sie die Informationen auf, die vom Anruf abgerufen werden müssen, wenn Sie eine Nachricht annehmen oder bevor Sie den Anruf an eine andere Person weiterleiten. Der Assistent sollte beispielsweise den Namen des Anrufers notieren, von wo aus er anruft, und den Zweck des Anrufs.

Speichern und drucken Sie die Bedienungsanleitung. Stanzen Sie Löcher in die linke Seite des Papiers und legen Sie sie in die Mappe.

Artikel, die Sie benötigen

• Computer- und Textverarbeitungssoftware

• Drucker

• Papier

• Locher

• 2-Zoll-3-Ring-Binder

Spitze

• Bewahren Sie eine Sicherungskopie der Bedienungsanleitung auf Ihrem Computer auf, damit Sie sie nach Bedarf überprüfen und erneut ausdrucken können.

Gehaltsinformationen für Sekretäre und Verwaltungsassistenten 2016

Sekretäre und Verwaltungsassistenten verdienten im Jahr 2016 nach Angaben des US Bureau of Labor Statistics ein durchschnittliches Jahresgehalt von 38.730 USD. Im unteren Bereich verdienten Sekretäre und Verwaltungsassistenten ein Gehalt von 30.500 Dollar im 25. Perzentil. Das bedeutet, dass 75 Prozent mehr als diesen Betrag erzielten. Das 75. Perzentilgehalt beträgt 48.680 US-Dollar. Das bedeutet, dass 25 Prozent mehr verdienen. Im Jahr 2016 waren in den USA 3.990.400 Menschen als Sekretäre und Verwaltungsassistenten beschäftigt.