So legen Sie Quittungen für kleine Unternehmen ab

Wenn Sie aus keinem anderen Grund Ihre Quittungen ordnungsgemäß einreichen müssen, um die Zeit der Steuervorbereitung etwas in Panik zu bringen. Es hilft auch zu wissen, was Sie nach Kategorie ausgegeben haben, sodass Sie beurteilen können, ob Sie im Budget sind oder nicht. Ein Ablagesystem für ein kleines Unternehmen benötigt nur wenige Minuten für die Einrichtung und eine begrenzte Anzahl von Zubehör: Sie benötigen Ordner, Dateien, einen Stift und einen Aktenschrank.

Fertig machen

Legen Sie die Quittungen so ein, wie sie eingehen, und warten Sie nicht auf die Quittung eines Monats. Wenn der Zweck der Quittung nicht offensichtlich ist, notieren Sie sich, sobald Sie die Quittung erhalten haben. Wenn es sich beispielsweise um ein Geschäftsessen handelt, notieren Sie sich den Namen des Kunden und den geschäftlichen Zweck des Mittagessens - beispielsweise ein Verkaufsgespräch.

Nach Kostenart sortieren

Trennen Sie die Quittungen nach Kostenart. Beispielsweise werden alle Belege für Bürobedarf auf einen Stapel gelegt, alle Telekommunikationskosten in einem anderen. Die meisten Buchhaltungssystemsysteme bieten Ihnen eine Vielzahl von Konten mit Codes. Sie können auch Ihre eigenen Codes und Konten hinzufügen. Wenn Sie den Aufwand in das Buchhaltungssystem eingeben, geben Sie den Code auf den Beleg ein. Auf diese Weise wissen Sie, dass es eingegeben wurde.

Ordner und Dateien

Ordner gehen in die Akten, und die Akten hängen am inneren Rand des Aktenschranks. Beschriften Sie die Dateien mit der Art der Ausgaben, z. B. Telekommunikation. Beschriften Sie jeden Ordner in der Datei mit der Untermenge der Kosten, z. B. Internetzugang, Mobiltelefon, Tablet oder Festnetz sowie das Jahr.

Chronologisch

Legen Sie die Quittung in der richtigen Mappe in chronologischer Reihenfolge ab, entweder mit den letzten Ausgaben auf der Vorderseite der Mappe oder auf der Rückseite. Es spielt keine Rolle, was Sie tun, solange Sie für alle Ordner konsistent sind. Legen Sie die Ordner in die richtige Datei.

Umschläge

Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist oder wenn Sie nicht viele Quittungen haben, verwenden Sie einen Umschlag für jede Art von Ausgaben anstelle von Dateien und Ordnern. Bewahren Sie die Quittungen in chronologischer Reihenfolge in jedem Umschlag auf. Legen Sie die Umschläge in eine Akkordeon-Datei.

Jahresende

Entfernen Sie am Ende des Jahres die Ordner aus den Dateien und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Sie benötigen die Quittungen, wenn der Internal Revenue Service Ihr Unternehmen auditiert. Richten Sie neue Dateien und Ordner für das neue Jahr ein.