So dokumentieren Sie Besprechungen mit Untergebenen

Ihre Besprechungen mit Mitarbeitern können rechtliche Konsequenzen haben. Wenn Sie sich mit einem schwierigen Mitarbeiter oder einem Mitarbeiter beschäftigen müssen, der ständig unterdurchschnittliche Leistungen erbringt, müssen Sie Ihre Besprechung dokumentieren, um die Schritte aufzuzeigen, die Sie zur Verbesserung des Mitarbeiters ergriffen haben. Im Falle einer Beendigung oder eines Disziplinarverfahrens haben Sie Aufzeichnungen über Ihre Bemühungen, um zu zeigen, dass Ihre Maßnahmen auf fortschreitenden Bemühungen zur Verbesserung der Situation beruhten.

Schreibe Termine und Zeiten auf

Das Schreiben von Datum und Uhrzeit eines Meetings mag zwar trivial erscheinen, diese Informationen können jedoch enorme Auswirkungen auf Disziplin- und Beendigungsmaßnahmen haben. Sie müssen notieren, wann die Besprechung mit einem Untergebenen stattfindet und wer anwesend war. Dies wird Ihnen zeigen, wenn Sie schrittweise Maßnahmen ergriffen haben, um die Schwierigkeiten zu beheben, die Sie mit einem Mitarbeiter haben.

Halten Sie eine Aufzeichnung von Zielen fest

Ein Teil Ihrer Besprechung mit einem Mitarbeiter sollte Ziele abdecken. Notieren Sie die mit dem Mitarbeiter festgelegten Ziele für Leistung und Verbesserung, einschließlich Kriterien zur Messung des Fortschritts bei der Erreichung dieser Ziele. Diese Dokumentation der Ziele beweist, dass Sie versucht haben, Abhilfemaßnahmen zu treffen, um den Mitarbeiter zu halten.

Vorfälle dokumentieren

Wenn negative Vorfälle auftreten, die Ihren schwierigen Mitarbeiter betreffen, notieren Sie sich den Zeitpunkt des Vorfalls und schreiben Sie eine kurze Beschreibung der Vorgänge. Behandeln Sie diese Notizen, während Sie sich mit dem Untergebenen treffen, und machen Sie zusätzliche Notizen zur Reaktion des Mitarbeiters auf das Vorbringen der Vorfälle.

Liste der von Mitarbeitern angebotenen Lösungen

Bitten Sie die Mitarbeiter während der Besprechungen um Lösungen. Notieren Sie die Lösungsvorschläge des Mitarbeiters. Falls diese Person diesen Vorschlägen nicht Folge leistet, haben Sie die Dokumentation, dass der Mitarbeiter die erforderlichen Anstrengungen nicht unternimmt.

Machen Sie schriftliche Warnungen

Wenn Sie einen Mitarbeiter während eines Meetings warnen müssen, notieren Sie die Warnung in Ihrem Bericht über das Meeting. Während der Mitarbeiter möglicherweise auch ein Dokument unterschreibt, in dem er die Besprechung bestätigt, wird Ihre Angabe in den Besprechungsnotizen Ihre Behauptung stützen, dass Sie den Mitarbeiter über drohende Disziplin oder Kündigung informiert haben, wenn sich keine Verhaltensänderungen ergeben.

Unternehmensrichtlinien und -regeln angeben

Bei Streitigkeiten mit einem Mitarbeiter wird es vor allem darum gehen, ob Sie bei der Anwendung der Regeln fair gehandelt haben. Geben Sie während Ihres Meetings die Regeln und Richtlinien an, die Sie beim Umgang mit dem Mitarbeiter beachten. Schreiben Sie die Quellen dieser Richtlinien auf und weisen Sie darauf hin, dass Sie sie befolgen.