Gute Kriterien, die verwendet werden müssen, wenn Geschäftsreisekosten anfallen

Geschäftsreisen sind oft ein wesentlicher Bestandteil der betrieblichen Anforderungen eines Unternehmens. Es kann auch sehr teuer werden. Die Verwaltung von Ausgaben, die leicht außer Kontrolle geraten können, erfordert gute Richtlinien und Richtlinien. Die Mitarbeiter benötigen Parameter, was kostenpflichtig ist und was nicht, sowie Einschränkungen bei Flugkosten und Hotelausgaben. Mit den geltenden Richtlinien können Manager eine bessere Übersicht erreichen, noch bevor die Reise beginnt.

Gehäuse-Parameter

Wenn Sie nichts anderes sagen, könnte sich ein Mitarbeiter für die schönsten verfügbaren Unterkünfte entscheiden. Immerhin verlässt er sein Zuhause, um sich um die Firma zu kümmern - warum sollte er nicht das Beste genießen? Sie können Ihre Mitarbeiter komfortabel und produktiv halten, indem Sie Hoteltypen wie beispielsweise Business-Hotelketten mittlerer Stufe angeben, die idealerweise zwischen 89 und 149 US-Dollar pro Nacht liegen.

Auch wenn Sie nicht zu eng sein möchten, da einige Städte höhere Hotelkosten als andere haben, ist es nicht verkehrt, die Erwartung eines günstigen Businesshotels zu setzen. Viele Unternehmen geben eine Liste der bevorzugten Hotelketten an. Oft sind diese Ketten auf Geschäftsreisende ausgerichtet und beinhalten kostenloses WLAN und ein leichtes Frühstück im Zimmerpreis.

Kosten für Mahlzeiten

Mitarbeiter, die über Nacht oder länger reisen, sollten mit einer Erstattung der Mahlzeiten rechnen, aber es gibt vernünftige Ausgabenlimits. In vielen Unternehmen gibt es Richtlinien, wie viel ein Mitarbeiter pro Mahlzeit ausgeben kann. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern ein schönes Abendessen, aber es ist nichts falsch daran zu sagen, dass $ 25 pro Person die Grenze sind.

In ähnlicher Weise lehnen es Unternehmen aus Kostengründen und manchmal auch aus ethischen und moralischen Gründen ab, Alkohol in den Mahlzeiten ihrer Mitarbeiter zu erstatten. Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und betrachten Alkohol zum Mittagessen als Verstoß gegen die Personalpolitik und eine Haftung. Mitarbeiter, die während eines Arbeitstages unterwegs sind, jedoch keine Übernachtung gebucht haben, sollten keine Mahlzeiten im Unternehmen erwarten, es sei denn, Sie genehmigen dies.

Unterhaltung

Kunden und Verkaufschancen zu unterhalten, ist ein legitimer Geschäftsaufwand. In vielen Branchen gehört das Ausgehen zu Getränken oder Abendessen dazu, wie Geschäfte gemacht werden. Einige Unternehmen berechnen auch Tickets und reisen für ihre Kunden. Ohne Aufsicht können diese Kosten jedoch leicht außer Kontrolle geraten.

Sie sollten klare Richtlinien für den Kauf von Speisen und Getränken auf Reisen festlegen, einschließlich Richtlinien darüber, wie viel pro Person ausgegeben werden kann und welche Orte Ihr Unternehmen für unangemessen hält - wie etwa Strip-Clubs oder Casinos.

Flugtickets

Der Flugpreis kann eine der am meisten kontrollierten Ausgaben sein. Der frühzeitige Erwerb von Tickets, Flüge mit Zwischenlandungen und die Beförderung mit der Fluggesellschaft, die den niedrigsten Flugpreis hat, anstatt eine bestimmte Fluggesellschaft zu bevorzugen, kann erhebliche Kosteneinsparungen bewirken. Mitarbeiter, die ihren eigenen Flug buchen, müssen wissen, wie sie ihre Tickets kaufen.

Sie können ein Versehen ausüben, indem Sie vor dem Kauf von Mitarbeitern die Genehmigung des Managements verlangen. Einige Manager verlangen von Mitarbeitern, dass sie eine Liste mit mehreren Flugpreisen für die Strecke von einer Online-Website für Discount-Reisen ausdrucken, um festzustellen, ob die Mitarbeiter die am besten geeigneten Tarife auswählen.

Umfassende Übersicht

Um den Prozess zu rationalisieren, die Mitarbeiter zu entlasten und eine stärkere Kostenkontrolle zu erreichen, entscheiden sich Unternehmen häufig dafür, ihre Reisebuchungen zu zentralisieren. Sie haben zwei Möglichkeiten dafür - bringen Sie es intern oder nutzen Sie ein Geschäftsreisebüro.

Wenn Sie ein oder zwei Personen im Haus haben, die alle Flugpreise, Hotels und Mietwagen organisieren, wird die Aufsicht der Manager sorgfältig überwacht. Wenn dies zu aufwendig ist oder die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu gering ist, gibt es Reisebüros, die sich darauf spezialisiert haben, Unternehmen dabei zu helfen, die besten Angebote für ihre Geschäftsreisen zu finden. Vor dem Kauf sendet die Agentur eine E-Mail an den zuständigen Manager zur Autorisierung. In einigen Fällen können sich Unternehmen besser auf die Expertise der Schnäppchenjagd verlassen.