GAAP-Regeln für kleine Kassenmittel

Das Federal Accounting Standards Board entwickelt die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP), die von Wirtschaftsprüfern allgemein anerkannt und verwendet werden. Unternehmen wenden die GAAP-Regeln an, um konsistente Praktiken und ethische Standards für die Finanzbuchhaltung sicherzustellen. Die Unternehmen stellen kleine Kassenmittel ein, um unerwartete kleine Geschäftskosten abzudecken, die im normalen Geschäftsverlauf anfallen. Die GAAP-Regeln für Bargeld enthalten Verfahren zur Aufzeichnung von Transaktionen, zur Verfolgung von Auszahlungen und zur Verhinderung eines Missbrauchs des Fonds.

Standort und designiertes Personal

Die GAAP-Regeln empfehlen, dass Bargeldkasse an einem gesperrten Ort, wie z. B. einer Kasse oder einer Schublade, mit einer Dokumentation der Transaktionen aufbewahrt wird. Unternehmen sollten eine Depotbank für die Kassekasse und eine andere Person benennen, die die Auszahlung der Mittel genehmigt oder genehmigt. In den Regeln wird empfohlen, eine dritte Person zu beauftragen, die die Abrechnungsfunktionen erfüllt, z. B. das Abgleichen von Bargeld und anderen Konten am Monatsende. Sehr kleine Unternehmen können andere interne Kontrollen zur Überwachung der Bargeldverwendung verwenden, z. B. Überraschungsprüfungen der Fonds und des Kontos.

Fondsbetrag und zulässige Verwendung

Das Management bestimmt den Bargeldbetrag, der im Kassenfonds vorgehalten wird, je nachdem, wie viel das Unternehmen in einem Zeitraum von einem Monat benötigt. Der Betrag wird zu jeder Zeit durch den Bargeldbetrag des Fonds oder durch eine Kombination aus Bargeld und Einnahmen für Auszahlungen dargestellt. Das Management legt die zulässigen Verwendungen für Bargeld fest, z. B. kleine Bareinkäufe unter einem bestimmten Betrag, Ersatzbürobedarf, Porto, Liefer- und Versandgebühren und Trinkgelder.

Das Konto und die Mittel

Nachdem ein Hauptbuchkonto für Bargeld angelegt wurde, schreibt das Unternehmen einen Scheck über den Betrag des Bargeldfonds an die Bargeldverwahrer. Durch die Erstellung eines separaten Kontokassenkontos kann das Unternehmen das Kontokorrentkonto mit anderen Konten abgleichen. Die Depotbank löst den Scheck ein und legt das Bargeld an dem gesperrten Ort für die Kasse ab. Die Depotbank des Fonds legt ein Antragsformular zur Auffüllung des Kassengeldes vor. Das Antragsformular wird mit dem Nachweis eingereicht, dass der verbleibende Geldbetrag des Fonds, die Dokumentation der Auszahlungen und der angeforderte Nachschubbetrag dem für den Kassefonds festgelegten Gesamtbetrag entsprechen.

Auszahlungen

Depotbanken stellen sicher, dass für alle Auszahlungen Quittungen erhalten werden. Die Verwendung eines Protokolls hilft bei der Verfolgung von Auszahlungen und liefert Informationen zum Aufzeichnen von Transaktionen und zum Abgleichen von Konten. Nummerierte Gutscheine, die den Namen des Mitarbeiters, das Datum, den Zweck der Anforderung und die Kostenart enthalten, liefern die erforderlichen Informationen und den Verfolgungsmechanismus. Der Mitarbeiter gibt den Beleg mit den Rechnungen, Quittungen und anderen Belegen an die Depotbank zurück.

Transaktionen aufzeichnen

Der an die Depotbank übermittelte Scheck für die Portokasse wird im Lastschrift-Auszahlungsjournal als Belastung der Portokasse und der Gutschrift in Bar verbucht. Barauszahlungen werden im Laufe des Monats auf den entsprechenden Aufwandskonten ausgewiesen. Füllen Sie vor dem Abschluss der Jahresabschlüsse des Unternehmens die Portokasse auf, so dass der Barmittelbetrag in der Portokasse mit dem für das Kassenkonto erfassten Kontostand übereinstimmt. Das Konto für die Kassenmittel des Hauptkassenbuchs wird in der Bilanz des Unternehmens als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen.