Federal Timekeeping Policies für staatliche Auftragnehmer

Verträge mit der Regierung stellen Anforderungen, die auf dem kommerziellen Markt normalerweise nicht zu finden sind. Staatliche Auftragnehmer müssen zusätzliche Vorschriften und Verfahren einhalten, um sich für den Beschaffungsprozess des Bundes zu qualifizieren und ihren Status zu wahren. Die Zeitpläne für die Bundesarbeitszeit sind in den Federal Acquisition Regulations und den Anforderungen der US-Rechnungsprüfungsbehörde enthalten. Sie berühren manuelle und elektronische Systeme zur Nachverfolgung des Arbeitseinsatzes in einem Regierungsvertrag, da dies der größte Kostentreiber ist und sich unmittelbar auf die Gesamtkosten des Projekts auswirkt.

Manuelle Zeitmessung

Trotz des zunehmenden Einsatzes elektronischer Systeme basieren die Kriterien der Bundesregierung für die Zeitmessung immer noch weitgehend auf manuellen Praktiken. Die Bundesregierung verlangt von Unternehmen, die mit ihr einen Vertrag abschließen möchten, akzeptable manuelle Zeitmeßverfahren einzuführen, z. B. wenn Mitarbeiter persönlich die Uhrzeit aufzeichnen, die für den Job in Tinte angezeigt wird. Vorgesetzte und Administratoren können die Arbeitszeitnachweise nicht im Namen eines Mitarbeiters ausfüllen, es sei denn, es gibt gute Gründe dafür, beispielsweise wenn ein Angestellter krank ist oder zum Dienst reist. Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass sein Arbeitszeitblatt korrekt ausgefüllt wird. Der Vorgesetzte muss dann die Informationen gegenzeichnen und genehmigen, bevor das Dokument zur Zahlung eingereicht werden kann.

Elektronische Systeme

Unternehmen, die sich für staatliche Aufträge qualifizieren möchten, müssen angemessene interne Kontrollrichtlinien vorlegen, insbesondere wenn elektronische Zeitnehmersysteme verwendet werden. Mitarbeiter sollten mit sicheren Kennwortschutz auf ihre Arbeitszeitnachweise zugreifen und die persönliche Kontrolle über ihre Arbeitszeiterfassung behalten, damit keine unzulässigen Änderungen vorgenommen werden können. Sie müssen dann täglich alle geleisteten Arbeitsstunden erfassen, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurden oder nicht, aber sie dürfen keine Arbeitsstunden vor Arbeitsbeginn machen oder berechnen. Während Prüfprozessen möchte der DCAA normalerweise die Systemprotokolle prüfen, um die Personen zu überprüfen, die auf das System zugegriffen haben, und die Gründe für diesen Zugriff. Wenn ein Fehler aufgetreten ist, versucht das Audit festzustellen, wie es gehandhabt wurde.

Schriftliche Richtlinien

Staatliche Auftragnehmer müssen über umfassende schriftliche Zeitgestaltungsrichtlinien verfügen, die die Praktiken des Unternehmens und die Einhaltung der Anforderungen der Bundesregierung belegen. Das Unternehmen muss über schriftliche Richtlinien zur Erstellung von Arbeitszeitnachweisen verfügen und dokumentieren, wie die Mitarbeiter in ihrer Verwendung geschult werden. Unternehmen müssen über schriftliche Richtlinien für Zeitgebührencodes verfügen, die die Mitarbeiter verwenden, um die Zeit zu bestimmen, die für einen bestimmten Regierungsvertrag in Rechnung gestellt werden soll, und die Grundlage für die Berechnung der gesamten Arbeitskosten für das Projekt sind. Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Nachweise für regelmäßige Audits oder Floor-Checks zu erbringen, um die Einhaltung der bundesstaatlichen Zeitnahmebestimmungen zu überwachen.

Nichtbeachtung

Unternehmen, die die bundesstaatlichen Zeitnahmebestimmungen und -anforderungen nicht einhalten, und diejenigen, die in der Folge die festgelegten Standards nicht erfüllen, werden von der Teilnahme an staatlichen Auftragnehmern ausgeschlossen. Das Fälschen von Arbeitszeitnachweisen ist eine Straftat nach dem False Claims Act. Mitarbeiter, die dies tun, haften für Strafverfahren, während das Unternehmen von staatlichen Aufträgen ausgeschlossen ist. Darüber hinaus öffnen sich staatliche Auftragnehmer, die betrügerische Arbeitsverrechnungssysteme betreiben, auch der strafrechtlichen Verantwortlichkeit und der Strafverfolgung. Darüber hinaus sind alle betrügerischen Parteien im Rahmen des Gesetzes in ein Zivilverfahren verwickelt, bei dem die Strafe Geldstrafen, Haftstrafen und Schadensersatz in Höhe des dreifachen Schadensersatzbetrags des Bundes durch betrügerische Zahlungen zur Folge hat.