Bundesarbeitsgesetze über Reisezeiten und Reisekosten

Das Fair Labor Standards Act (FSLA) ist die Grundlage für die Lohn- und Arbeitszeitvorschriften des Bundes, die vom Arbeitsministerium durchgesetzt werden. Ob Reisezeit als Arbeitszeit betrachtet wird, ist eine Frage, die für stundenweise entlohnte Arbeitnehmer gilt, die im Allgemeinen als nicht ausschließliche Arbeitnehmer bezeichnet werden und die durch die FSLA-Mindestlohn- und Überstundenregelungen geschützt sind. In Bezug auf die Erstattung von Reisekosten verlangt das Bundesgesetz nicht, dass der Arbeitgeber den Mitarbeitern Reisekosten erstattet, dies ist jedoch in der Regel der Arbeitgeber.

Pendeln vs. Arbeitszeit

Gemäß den FSLA-Bestimmungen muss ein nichtversuchter Mitarbeiter für die Fahrt während der Arbeitszeit bezahlt werden, nicht jedoch für die Fahrtzeit zur Arbeit. Wenn die Reise jedoch vor oder nach den üblichen Arbeitszeiten erforderlich ist, kann ein Teil der Zeit, die Sie für das Büro brauchen, als Arbeitszeit angerechnet werden. Wenn Sie beispielsweise benötigen, dass ein Mitarbeiter auf dem Weg zur Arbeit zu einem anderen Ort reist, um eine Aufgabe auszuführen, z. B. den Einkauf von Büromaterial, von dem Zeitpunkt an, an dem der Mitarbeiter im Büromaterialgeschäft ankommt, bis er zum Büro reist, gilt dies als ausgleichbare Arbeitszeit .

Out-of-Town- und Übernachtfahrten

Wenn nicht ausnahmslose Mitarbeiter zu Arbeitszwecken aus der Stadt oder über Nacht reisen, wird ein Teil der Reisezeit normalerweise als Arbeitszeit angerechnet. Wenn Ihr Mitarbeiter für einen Flug zu einem Flughafen reisen muss, wird die Fahrzeit von zu Hause aus zum Flughafen als Pendelzeit behandelt. Die Zeit, die Sie am Flughafen verbringen und zum Geschäftsstandort reisen, ist jedoch eine kompensierbare Arbeitszeit. Gleiches gilt, wenn der Mitarbeiter zurückfährt. In Situationen, in denen der Mitarbeiter aufgrund von Flugzeiten vor und nach den üblichen Arbeitszeiten reisen muss, ist er berechtigt, die gesamte Reisezeit zwischen Flughäfen zu bezahlen, und er kann abhängig von der Gesamtzahl der zu entrichtenden Fahrzeitstunden Überstunden zahlen.

Erstattung von Reisekosten

Die FSLA hat keine Regeln bezüglich der Verpflichtung eines Arbeitgebers, einem Mitarbeiter die geschäftlichen Reisekosten zu erstatten. Kein Bundesgesetz verlangt eine Erstattung. Da die IRS-Bestimmungen es den Arbeitgebern jedoch erlauben, steuerliche Abzüge für die legitimen Reisekosten der Mitarbeiter vorzunehmen, ist es aus praktischen Gründen für den Arbeitgeber sinnvoll, die Reisekosten der Arbeitnehmer zu erstatten.

Die wichtigen Themen in diesem Bereich konzentrieren sich in der Regel darauf, ob die Reisekosten einen geschäftlichen Zweck haben und die Kosten angemessen dokumentiert sind. IRS-Regeln verlangen beispielsweise, dass alle Abzüge für Geschäftsreisekosten über 75 US-Dollar durch eine Quittung gesichert werden. Der IRS hat auch alternative Regeln, die es Arbeitgebern ermöglichen, einen Reisekostenzuschlag zu verwenden.

Andere Überlegungen

In vielen Bundesländern gibt es Arbeitsgesetze, die den Arbeitnehmern mehr Rechte einräumen als das Bundesgesetz. Wenn sich Ihr Unternehmen in einem dieser Bundesstaaten befindet, müssen Sie die Arbeitsgesetze des Bundesstaats einhalten.

Obwohl das Bundesgesetz beispielsweise keine Erstattung von Reisekosten für Angestellte vorsieht, hat das kalifornische Gesetz eine solche Anforderung. Gemäß Abschnitt 2802 des kalifornischen Arbeitsgesetzbuchs muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmer für alle erforderlichen Ausgaben und Verluste, die arbeitsbedingt sind, entschädigen. Die Abschnitte 13700 bis 13706 des California Code of Regulations enthalten eine detaillierte Auflistung der durch das Gesetz abgedeckten Ausgaben sowie Bestimmungen über die Verbuchung der Ausgaben und die Art und Weise, in der die Erstattung erfolgen muss.