Die Merkmale eines Informationsmanagementsystems

Viele Unternehmen verwenden eine Art Informationsverwaltungssystem oder IMS. Einige kleinere Unternehmen machen dies über eine Datenbank, die in den meisten Office-Softwareprodukten vorkommt. Andere kaufen ein externes IMS und integrieren diese Systeme mit der aktuell verwendeten Software. Die Art des Informationsmanagementsystems, das ein Unternehmen auswählt, hängt davon ab, wie viel Wert das System für das Unternehmen bringen kann.

Datenbankmanagement

Das Hauptmerkmal eines Informationsverwaltungssystems ist die Fähigkeit, Daten zu speichern und diese Daten für die Benutzer des Systems leicht abzurufen. Die Art der von Ihnen ausgewählten Datenbank bestimmt, wie das Informationsverwaltungssystem auf Anfragen oder Informationsabfragen reagiert. Systeme, die eine relationale Datenbank verwenden, speichern die Daten in separaten Tabellen und nicht in einer großen Tabelle. Sobald die Daten gespeichert sind, verbinden Ihre Datenbankadministratoren relevante Datentabellen mithilfe von Schlüsseln miteinander. Diese Schlüssel identifizieren die Beziehung zwischen Daten in einer Tabelle und Daten in einer anderen Tabelle. Relationale Datenbanken bieten eine schnellere Antwort auf Abfragen und speichern mehr Informationen als hierarchische Datenbanken. Hierarchische Datenbanken greifen immer von oben auf die Daten zu und gehen nach unten. Die Beziehung zwischen verschiedenen Informationen wird nicht betrachtet.

Berichterstattung

Das nächstwichtigste Merkmal eines Informationsmanagementsystems sind Berichte. Ein Informationsmanagementsystem ist nur so gut wie die Berichte, die es generiert. Die Fähigkeit, Informationen zu produzieren, die Sie bei Ihrem Entscheidungsprozess unterstützen, ist ein Schlüsselmerkmal für ein solches System. Die meisten IMS bieten mehrere Berichtsvorlagen, während andere auch die Möglichkeit bieten, spezifische Berichte zu erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und diese Berichte als Vorlage für andere Benutzer zu speichern.

Uneingeschränkter Zugang

Ein Informationsmanagementsystem, das den offenen Zugriff auf seine Systemarchitektur ermöglicht, ermöglicht es einem Unternehmen, externe Vorschriften und interne Anforderungen leichter einzuhalten. Open Access bedeutet, dass das Unternehmen das IMS einfacher in vorhandene Systeme integrieren kann. Diese Fähigkeit verringert die Notwendigkeit für externe Servicemitarbeiter, interne Serviceänderungen vorzunehmen. Durch den offenen Zugriff werden auch die Wartungskosten reduziert, da interne Ressourcen die Wartung des Systems verwalten können.

Integration

Informationsmanagementsysteme integrieren sich normalerweise in die vorhandenen Systeme eines Unternehmens. Wie gut diese unterschiedlichen Systeme integriert werden, stellt die internen und externen Ressourcen häufig vor große Herausforderungen. Ein gutes IMS ermöglicht eine einfache Integration mit Altsystemen, sodass ein Unternehmen die bereits getätigten Ausrüstungsinvestitionen beibehalten kann.

Skalierbarkeit

Da nicht alle Unternehmen das vollständige Angebot einiger Informationsmanagementsysteme benötigen, wird Skalierbarkeit zu einem wichtigen Kaufaspekt. Für kleinere Unternehmen ist jetzt möglicherweise eine verkleinerte Version eines IMS erforderlich, doch in einigen Jahren sind zusätzliche Funktionen und umfangreiche Datenbankverwaltungsfunktionen erforderlich. Durch den Kauf eines skalierbaren Systems kann ein Unternehmen wachsen, ohne seine ursprünglichen Investitionen zu verlieren.