Erklärung für das Small Business-Formular W-9

Viele kleine Unternehmen verwenden das Formular W-9 im regulären Geschäftsverlauf, wie dies durch die Vorschriften des Internal Revenue Service vorgegeben wird. Es gehört zu einer Familie von Formularen, die zur Nachverfolgung von Lohnzahlungen verwendet werden, und ähnelt der Form W-4. Der Hauptunterschied besteht darin, dass der W-9 von Einzelpersonen und Unternehmen verwendet wird, die keine Arbeitnehmer sind, und der W-4 von Mitarbeitern, um ihre Familienangehörigen zu erklären. Beide Formulare werden verwendet, um die Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen des Arbeitnehmers zu bestätigen. Die von der Quellensteuer befreite Person kann die Formulare auch verwenden, um ihren Status zu bestätigen. Das Sammeln von W-9-Informationen ist eine Vorstufe zur Ermittlung Ihrer Verantwortung für die Meldung der tatsächlich geleisteten Zahlungen.

Verwendet

Fordern Sie das Formular W-9 an, wenn Sie Geld an Bürger und ansässige Ausländer, in den USA organisierte Unternehmen, inländische Güter und Trusts zahlen. Das Formular hat zwei Funktionen: Bescheinigung der Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung bestimmter Arten von Befreiungen von der Quellensteuer. Das Formular dient zum Sammeln kritischer Informationen, für die Sie der Internal Revenue Service zur Rechenschaft ziehen wird. Wenn Sie das Formular nicht erhalten, können Strafen verhängt werden.

Wie wird es benutzt?

Senden Sie das leere W-9-Formular an jede neue Person oder Firma, die Sie bezahlen möchten. Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Steueridentifikationsnummern zu bestätigen. Sie müssen die Aufzeichnungen aufbewahren, solange Sie Ihre Steuererklärungen aufbewahren müssen. Es ist Ihr Nachweis, dass Sie sich an das Gesetz gehalten haben, nach dem die Identifizierung der Steuerpflichtigen verlangt wird. Das W-9-Formular ist die Grundlage für die Erstellung eines anderen Formulars, das als 1099 bezeichnet wird, um den Betrag, den Sie der Person oder Firma bezahlt haben, zu melden.

Verfügbarkeit

Das W-9 ist eine gebräuchliche Form und ist weit verbreitet. Die meisten großen US-Postämter verfügen über ein Gestell mit Steuerformularen, und große Schreibwarengeschäfte führen ebenfalls ein Angebot. Viele der gebündelten Abrechnungsprogramme enthalten Formularerstellungssoftware. Der einfachste Ort, um das Formular zu erhalten, ist die Internal Revenue Service-Website. Der Vorteil der Verwendung des offiziellen Formulars besteht darin, dass Sie es auf Ihrem Computer ausfüllen und zur Unterschrift ausdrucken können. Abweichungen des offiziellen Formulars sind zulässig, sofern sie die gleichen kritischen Informationen enthalten.

Backup-Zurückhaltung

Eine Person oder ein Unternehmen hat 60 Tage Zeit, um eine zertifizierte TIN als Antwort auf Ihre Anfrage bereitzustellen. Wenn sie keine Nummer haben oder die Nummer nicht bestätigen, müssen Sie möglicherweise eine Zurückhaltung einleiten. Dies beinhaltet den Abzug eines Teils der Zahlung und die Überweisung an den Internal Revenue Service, genau wie andere Quellensteuer. Die Regeln und Verfahren für das Zurückhalten der Datensicherung auf dem W-9 können komplex sein, und Sie sollten sich an den IRS oder einen Steuerfachmann wenden, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Verfahren einhalten.