Beispiel einer Pro-forma-Rechnung

Pro-forma-Rechnungen zeigen ein Preisangebot für einen potenziellen Verkauf, Import oder Export von Waren. Diese Rechnungen werden häufig während der Verhandlungen verwendet, um die Bedingungen eines Angebots aufzulisten, damit die andere Partei mit einem Gegenangebot einverstanden sein kann. Die Pro-forma-Rechnung ist keine verbindliche Vereinbarung und es wird keine Zahlung fällig, bis die Parteien einen Vertrag geschlossen haben. Kreditgeber, Genehmigungsbehörden und Zollinspektoren können eine Pro-forma-Rechnung als Nachweis der Gültigkeit der anstehenden Transaktion anfordern.

Grundinformation

Tragen Sie Ihren Firmennamen und Kontaktinformationen oben in der Rechnung ein. Stellen Sie klar, dass dies eine Proforma-Rechnung ist und nicht die endgültige Version. Geben Sie den Namen des Lieferanten und die Kontaktinformationen sowie die in Ihrem Abrechnungssystem verwendeten Kunden- oder Kundennummern an. Geben Sie das Rechnungsdatum an, um dieses Pro-Forma von früheren oder nachfolgenden Versionen zu unterscheiden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Transaktion gerade verhandelt wird, da sich der Preis oder die Menge von Artikeln in einer Transaktion mehrmals ändern kann, bevor eine endgültige Vereinbarung erzielt wird.

Commodity-Details

Geben Sie die Menge und Beschreibung der an der Transaktion beteiligten Waren an. Verwenden Sie eine separate Werbebuchung für jeden Produkttyp und listen Sie den Einzelpreis und die Gesamtkosten für jede Zeile auf. Fügen Sie alle Artikel hinzu und zeigen Sie das Ergebnis als Zwischensumme der Gebühren an, bevor Versand- und Bearbeitungsgebühren hinzugefügt werden.

Zahlungsbedingungen

Da Import- und Exportvorgänge zwischen zwei Ländern mit unterschiedlichen Währungen stattfinden können, sollte die Pro-forma-Rechnung die Art der Währung angeben, die für die Zahlung verwendet werden soll. Wenn sich eine Partei bereit erklärt hat, die Wechselgebühren der anderen Partei zu zahlen, listen Sie die Details dieser Vereinbarung auf. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und listen Sie die anwendbaren Verzugsgebühren auf, wenn Sie diese Frist nicht einhalten. Wenn Sie das Guthaben verlängern oder Ratenzahlungen zulassen, erläutern Sie die Bedingungen.

Fracht

Geben Sie alle anwendbaren Bearbeitungs-, Fracht- und Versicherungsgebühren an, die für den Transport der Waren anfallen. Geben Sie die relevanten Details an, z. B. den Ein- oder Auslaufhafen und die Versandart. Fügen Sie eine Liste aller Dokumente bei, die für den Zolldurchgang benötigt werden.

Lieferung

Geben Sie einen voraussichtlichen Termin für die Lieferung der Ware an. Dies kann ein Bereich sein, da Sie möglicherweise nicht genau wissen, wie lange es dauert, eine Kreditlinie zu erhalten oder eine Zollkontrolle durchzuführen. Beispielsweise können Sie ein voraussichtliches Lieferfenster von sechs bis acht Wochen auflisten. Dieser Zeitraum kann beginnen, nachdem die Kreditlinie unterschrieben ist oder ein anderes Ereignis eingetreten ist. Listen Sie die Garantiebestimmungen in diesem Abschnitt der Rechnung auf.